Dlaczego zbieranie szczegółowych danych ma znaczenie?

Brak konkretnych danych to jak prowadzenie firmy z zasłoniętymi oczami. Tracisz czas, podejmujesz decyzje na podstawie domysłów, ryzykujesz błędne dopasowania i reklamacje. A w przypadku opieki może to oznaczać realne zagrożenie dla zdrowia lub komfortu podopiecznych.

Z kolei dobrze zorganizowane dane:

• Ułatwiają przekazywanie informacji między koordynatorami i opiekunami
• Zmniejszają ryzyko pomyłek
• Pomagają planować pracę i kontrolować jej jakość
• Chronią Cię w razie kontroli lub reklamacji

Dodatkowo, w kontekście RODO i dokumentacji, przechowywanie istotnych informacji w bezpieczny, uporządkowany sposób staje się absolutną koniecznością.

Czym są pola dodatkowe i dlaczego są takie ważne?

W wielu systemach trzeba trzymać się sztywnych formularzy. Ale w rzeczywistości każda agencja działa nieco inaczej i potrzebuje innych informacji o swoich klientach, pracownikach czy zleceniach. Pola dodatkowe w Atom ERP pozwalają zdefiniować, jakie dane mają być gromadzone. Pola dodatkowe mogą zostać dodane do wielu obiektów w systemie m.in.:

• pracownika
• podopiecznego
• zlecenia
• kontrahenta
• dokumentu

W agencji opieki można zbierać na przykład:

• Szczegółowe informacje zdrowotne podopiecznego
• Preferencje żywieniowe
• Codzienną rutynę (np. godziny posiłków, kąpieli, leków)
• Język komunikacji i charakter kontaktu z rodziną
• Uwagi od poprzednich opiekunów
• Opis warunków domowych

W agencji pracy mogą to być:

• Dostępność czasowa (dni, zmiany, lokalizacje)
• Znajomość języków obcych
• Doświadczenie w konkretnych branżach

Pola dodatkowe w systemie Atom ERP

W systemie Atom ERP masz możliwość stworzenia dowolnych pól – np. rozwijanych list, dat, checkboxów, tekstów, liczb. Pola można ustawić jako obowiązkowe, przypisać je do konkretnych ról w systemie, a także uwzględniać w raportach i filtrach wyszukiwania.

To oznacza, że każdy koordynator lub rekruter będzie miał dostęp do dokładnie tych danych, których potrzebuje – bez przekopywania się przez notatki czy pliki w Excelu.

Co zyskujesz, mając lepiej zebrane dane?

Dzięki dobrze zorganizowanym danym w systemie Atom ERP możesz znacznie lepiej dopasowywać pracowników do konkretnych zleceń. Zamiast działać intuicyjnie czy „na szybko”, masz dostęp do precyzyjnych informacji o umiejętnościach, doświadczeniu, preferencjach i dostępności każdego pracownika. To oznacza, że dobór osoby do stanowiska pracy odbywa się szybciej, trafniej i z większą szansą na sukces obu stron.

Taka organizacja danych przekłada się też na mniejszą liczbę pomyłek i sytuacji awaryjnych. System przypomni Ci o ważnych datach, dokumentach czy wymaganiach, które łatwo przeoczyć w codziennym pośpiechu. Nie trzeba już wertować zeszytów czy przeszukiwać arkuszy, wszystkie informacje są pod ręką, aktualne i kompletne.

W efekcie otrzymujemy większe zadowolenie klientów i rodzin podopiecznych. Dzięki temu, że Twoja firma wie, co robi, nie eksperymentuje, ale świadomie dobiera personel. To buduje zaufanie, lojalność i daje przewagę konkurencyjną. A zadowolony klient to nie tylko brak reklamacji, ale też większa szansa na polecenia.

Dobrze ustrukturyzowane dane to także łatwiejsze wdrażanie nowych pracowników biurowych. Nowy koordynator nie musi „pytać wszystkich o wszystko”, bo ma pełną historię kontaktów, uwagi poprzedników i kluczowe informacje zebrane w jednym miejscu. To skraca czas wdrożenia i zmniejsza ryzyko błędów po stronie nowego pracownika.

W razie potrzeby np. podczas audytów, kontroli czy rozliczeń, wszystko jest uporządkowane. Raporty, dane kontaktowe, dokumenty, nie trzeba przeszukiwać segregatorów ani rekonstruować przebiegu współpracy z pamięci. To nie tylko wygoda, ale i zabezpieczenie dla firmy.

Usystematyzowanie danych to również oszczędność czasu. Bo nie chodzi o to, żeby pracować więcej, tylko mądrzej. Kiedy dane są uporządkowane, aktualne i dostępne tam, gdzie trzeba, praca po prostu idzie sprawniej. Mniej chaosu, mniej nerwów, więcej czasu na rzeczy, które naprawdę mają znaczenie, jak rozwój firmy czy relacje z ludźmi.

Podsumowanie

Niezależnie od tego, czy świadczysz usługi opiekuńcze, czy prowadzisz agencję zatrudnienia, gromadzenie właściwych danych to jeden z fundamentów sprawnego, skalowalnego biznesu. Zamiast działać na wyczucie, zacznij zarządzać wiedzą. A z systemem Atom ERP to nie wymaga rewolucji. Możesz zacząć od małych kroków, dostosowując system do tego, jak realnie działa Twoja firma.