Dlatego powstał Atom ERP z modułami do zarządzania opiekunami, projektami i oddelegowaniami, który pozwala zapanować nad grafikami, zoptymalizować procesy i uniknąć kosztownych błędów organizacyjnych. W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak skonfigurować i prowadzić projekty opieki z użyciem Atom ERP.

Krok 1: Konfiguracja kontaktów opiekunów i klientów

Baza kontaktów to podstawa sprawnego zarządzania opiekunami w systemie Atom ERP, wpływa ona na automatyzację dalszych działań. Aby rozpocząć pracę z bazą danych w systemie, przejdź do zakładki HR. Następnie dodaj opiekunów, przypisując im odpowiednią rolę „pracownik fizyczny”. Kolejnym krokiem jest dodanie klientów do systemu w zakładce “Kontakty”. Pamiętaj, aby uzupełnić dane kontaktowe oraz przypisać odpowiednie role i relacje. Dzięki temu w przyszłości zyskasz możliwość łatwego filtrowania kontaktów i sprawnego przypisywania osób do projektów.

Krok 2: Tworzenie projektu opieki

W zakładce “Projekty” możesz utworzyć nowy projekt opieki, rozpoczynając od wyboru klienta jako zleceniodawcy. Następnie zaznacz opcję „zarządzanie pracownikami”, która umożliwia dalsze planowanie harmonogramów opiekunów w ramach projektu. Jeśli zależy Ci również na rejestrowaniu konkretnych działań takich jak czynności opiekuńcze, aktywuj dodatkowo funkcję „zarządzanie zadaniami”. Właśnie w tym miejscu definiujesz zakres opieki, czas trwania projektu oraz wymagania dotyczące obecności pracowników, co stanowi fundament do dalszego efektywnego zarządzania.

Krok 3: Planowanie harmonogramu opiekunów

System na bieżąco pokazuje, czy projekt jest prawidłowo obsadzony, co eliminuje ryzyko błędów kadrowych.

Zacznij od dodania okresów projektu, które określają zapotrzebowanie na pracowników, na przykład: 2 opiekunki od 1 do 14 czerwca. Następnie dodaj okresy pracy opiekunów, czyli przypisz konkretne osoby do realizacji zlecenia w wybranych terminach. Wprowadź dane takie jak: stanowisko, data rozpoczęcia oraz data zakończenia pracy.

System automatycznie porówna planowane zapotrzebowanie z faktycznymi przydziałami, wizualizując zgodność za pomocą kolorów:

• Zielony - idealne dopasowanie
• Żółty - okres zaplanowany, ale niepełny
• Szary - zgodny z planem brak obłożenia
• Czerwony - nadmiar lub brak pracownika w wymaganym okresie

Dzięki takiemu podejściu możliwe jest nie tylko bieżące śledzenie stanu obsady, ale także efektywne planowanie wymian opiekunów, co jest szczególnie istotne w przypadku dłuższych zleceń. Opiekunki często rotują  jedna pracuje przez dwa miesiące, po czym wraca do kraju, a jej miejsce zajmuje inna osoba. Niejednokrotnie też ta sama opiekunka wraca po przerwie do tego samego klienta. Dzięki planowi pracy i wizualizacji w systemie można łatwo zarządzać takimi zmianami, unikając nieporozumień i braków w personelu.

Krok 4: Planowanie oddelegowań

W przypadku agencji pracy tymczasowej lub firm opiekuńczych oddelegowania służą jako formalne dokumenty potwierdzające, że opiekunka realizuje pracę u klienta w określonym czasie i miejscu, a także zawierają informacje o godzinach przyjazdu i wyjazdu opiekunki oraz o formie transportu i przewoźniku.

Jak to działa w praktyce? Po zaplanowaniu okresu pracy opiekunki w projekcie przejdź do zakładki Harmonogram. Wybierz żółty lub czerwony wiersz, czyli okres bez przypisanego pracownika, a następnie przypisz do niego konkretną osobę. Następnie w zakładce Pracownicy Kliknij prawym przyciskiem myszy w wiersz przydziału i wybierz opcję „Utwórz oddelegowanie” lub wybierz tę opcję w kolumnie „oddelegowanie”.

Tak utworzony dokument zawiera:

• szczegóły wyjazdu i powrotu
• informacje o transporcie, kosztach oraz zasadach współpracy

Dla każdego klienta istnieje możliwość edycji szablonu dokumentu, dostosowanego do konkretnych wymagań. System Atom ERP umożliwia automatyzację tworzenia oddelegowań, ich archiwizację oraz późniejsze wykorzystanie do rozliczeń i raportów.

Krok 5: Monitorowanie realizacji projektu

Dzięki systemowi Atom ERP możesz na bieżąco kontrolować, co dzieje się w realizowanych projektach. W zakładce Pracownicy widzisz rzeczywiste przypisania opiekunów do konkretnych okresów pracy. Zakładka Harmonogram umożliwia porównanie planowanego obłożenia z faktycznym wykonaniem, co pozwala szybko wychwycić niedopasowania lub braki.

W przypadku oddelegowań system pozwala zweryfikować, czy wszystkie dokumenty zostały poprawnie wystawione i odpowiadają rzeczywistym przydziałom. Dzięki temu masz pewność, że żadne zlecenie nie zostanie pominięte, a wszystkie formalności zostaną zachowane zgodnie z procedurami.

Krok 6: Dokumentacja i raportowanie

Atom ERP to nie tylko zaawansowane narzędzie do planowania to także centralne miejsce gromadzenia dokumentacji i prowadzenia analiz, które wspierają strategiczne decyzje w agencjach opieki. Do każdego projektu oraz dokumentu oddelegowania możesz łatwo dodać pliki, takie jak skany, potwierdzenia zleceń czy indywidualne instrukcje dla opiekunów. Wszystkie materiały są bezpiecznie przechowywane i dostępne w jednym miejscu.

W zakładce “Raporty” wygenerujesz szczegółowe analizy dotyczące realizacji projektów, rentowności czy współpracy z klientami. Takie zestawienia umożliwiają bieżące monitorowanie efektywności operacyjnej oraz identyfikację obszarów wymagających optymalizacji. Elektroniczna dokumentacja i raportowanie to dziś nie tylko wygoda, ale również standard w profesjonalnym zarządzaniu projektami opiekuńczymi.

Podsumowanie

Jeśli masz świadomość, że zarządzanie wymianami pracowników i oddelegowaniami w Twojej agencji wymaga uporządkowania, Atom ERP oferuje zestaw narzędzi, które zamieniają operacyjny chaos w przejrzysty, kontrolowany proces. System zapewnia centralizację informacji o opiekunach i klientach, automatyzację planowania oraz wizualizację harmonogramów, co znacząco skraca czas potrzebny na koordynację działań. Pełna obsługa dokumentów oddelegowania, możliwość bieżącego monitorowania realizacji oraz przypisywania zadań pozwalają utrzymać wysoki poziom operacyjny. Z kolei zaawansowane funkcje analityczne i raportowe dają zarówno koordynatorom, jak i dyrektorom dostęp do danych niezbędnych do podejmowania trafnych decyzji. Dzięki wdrożeniu systemu Atom ERP zyskujesz realne korzyści: wyższą efektywność pracy zespołu, mniejsze ryzyko błędów organizacyjnych, lepszą jakość usług świadczonych klientom oraz większą kontrolę nad kosztami operacyjnymi.