Karty pracy powiązane z firmą

Dostępne w module HR i wielofirmowym

Wprowadziliśmy do Kart Pracy (RCP) wiązanie z firmą. Klientów bez modułu wielofirmowego ta zmiana pozornie nie dotyczy, ale i oni na tym zyskają. Dzięki takiemu uszczegółowieniu kart pracy możliwe stało się ich znacznie lepsze kontrolowanie. Możemy teraz sprawdzić, czy godziny pracy wpisane pracownikowi, przypadają na okres umowy firmy z pracownikiem. W przypadku konfiguracji jednofirmowej, to dodatkowe zabezpieczenie przed brakiem umowy z pracownikiem, a w przypadku konfiguracji wielofirmowej, to zabezpieczenie przed rozliczeniem czasu pracy z niepoprawnym pracodawcą.

Wprowadziliśmy weryfikację dwustopniową. Po pierwsze dni bez umowy są sygnalizowane wyszarzeniem pola na godziny czy zadania, po drugie, wpisanie czasu w wyszarzone pola powoduje błąd podczas zapisu. Co ważne - dodanie nowego pracownika do arkusza nie ładuje od razu jego umów, dlatego zalecamy tworzenie arkusza karty 2-etapowo - najpierw dodajemy pracowników, zapisujemy, a potem wprowadzamy godziny. Na tym 2-gim etapie pola będą już pokolorowane. Można także dodawać jak dotychczas, a kolorowanie nastąpi po zapisie lub próbie zapisu jeśli wystąpiły błędy.

Unikalność pracownika w obrębie karty pracy

Dostępne w module HR

Wraz ze zmianami związanymi z kontekstem firmy przerobiliśmy znacznie informowanie o błędach w ramach edycji kart pracy. Oprócz wspomnianego wcześniej braku umowy system sprawdza także, czy na liście nie wprowadzamy duplikatów, tzn. czy dany pracownik już na tej liście nie występuje. Ważna funkcjonalność gdy karta dotyczy ponad setki pracowników.

Wypłaty i wynagrodzenia - nowe filtry

Dostępne w module HR

Kolejną konsekwencją dużych zmian w kartach pracy jest rozbudowa filtrów. Z oczywistych powodów w kartach pracy znalazł się teraz filtr na kontekst firmy, podobne filtry znalazły się także w listach wynagrodzeń czy wypłat, rozszerzyliśmy także szukanie wypłat po ich opisach.

Kosztowe faktury korygujące

Dostępne w module finanse i księgowość

Dodany został nowy podtyp faktur kosztowych - faktura korygująca. Dotychczas tego typu korekty można było dodawać jako koszt z ujemną wartością. Te rozwiązanie jednak nie spełniało do końca wszystkich oczekiwań, powodując problemy np. podczas planowania płatności na ujemne kwoty. Dodaliśmy więc kosztowe faktury korygujące, które działają analogicznie do faktur korygujących sprzedaż.

Zmiany w wystawianiu podobnych faktur

Dostępne w module podstawowym

Wystawianie podobnych faktur (duplikowanie istniejących faktur) przeszło drobną modernizację. Po pierwsze zmieniło się położenie przycisku. Dotychczas powielanie faktur było dostępne w menu kontekstowym (3 kropki) a teraz zostało wydzielone do całkiem nowego komponentu. Jest to podwójny przycisk. Jego główna część pozwala na szybkie klonowanie faktury z zachowaniem jej typu (standardowe działanie) ale obok dodaliśmy przycisk rozwijania listy opcji dodatkowych, a tam, umieściliśmy inne typy faktur, które można z danej faktury utworzyć.

Dla przykładu, jeśli chcemy skopiować FV VAT i utworzyć drugą podobną wystarczy kliknąć w główną część przycisku, ale jeśli chcemy wystawić FV VAT na podstawie FV proforma to trzeba rozwinąć listę i wybrać odpowiedni typ docelowej faktury.

Ujednolicone zostało też kopiowanie faktur w zakresie niektórych pól:

• Numer jest kopiowany tylko przy fakturach kosztowych, przy FV sprzedażowych kopiowanie numeru nie ma sensu. W przypadku kosztów ma to pomóc w cyklicznym rejestrowaniu faktur od tego samego sprzedawcy, co zazwyczaj narzuca formatowanie numeru
• Daty (wystawienia, sprzedaży, płatności czy kursu waluty) są zerowane lub ustawiane na bieżące czy zgodne z ustawieniami flag (termin płatności)

Edytowalne szablony faktur

Dostępne w module podstawowym

Na fakturach VAT można teraz umieszczać dodatkowe informacje. Może to być pieczęć prewencyjna, ozdobniki graficzne czy adnotacje własne. Wykorzystaliśmy do tego znany już z innych wydruków mechanizm szablonów treści. Można zdefiniować szablon typu wydruk dla faktury a następnie wskazać go na fakturze - jak w dokumentach. Gdy jest tylko jeden szablon w systemie - nie trzeba nic robić, zostanie dodany automatycznie, a przy większej ilości trzeba dokonać ręcznego wyboru.

Na szablon składają się 3 osobne części:

• nagłówek - na fakturze znajdzie się na samej górze 1-szej strony
• treść - właściwa część - na wydruku znajdzie się nad podpisami
• stopka - zostanie dodana zaraz za podpisami

Księgowanie faktur w różnych walutach

Dostępne w module finanse i księgowość

Od czasu wersji 2.0 księgowanie odbywa się w dowolnej walucie, a na każdym koncie księgowym mogą być dokonywane wpisy w różnych walutach. To z jednej strony pozwala na dużą swobodę, z drugiej jednak czasem ogranicza czytelność tychże danych (np. jeśli za jedną fakturę płacimy w dwóch walutach, osobno VAT w PLN i netto w walucie obcej). Atom daje alternatywę - w przypadku faktur, a docelowo także innych obiektów, możliwe jest napisanie takiego schematu księgowego, który użyje przewalutowanych na walutę podstawową (np. PLN) wartości z dowolnych walut.

Co więcej, dotychczas domyślną walutą dokumentu księgowego była zawsze waluta z faktury. Teraz, jeśli system wykryje, że do zaksięgowania faktury użyto schematu, który operuje wyłącznie na złotówkowych wartościach, to sugerowana waluta dokumentu zostanie od samoczynnie zmieniona na walutę podstawową (PLN).

Zmiany w obserwowaniach i powiadomieniach

Dostępne w module podstawowym

Obserwowania zostały w tej wersji zdefiniowane w zasadzie od nowa. Zmieniło się prawie wszystko, poza głównym założeniem, czyli obserwowane obiekty to te, z których użytkownik chce otrzymywać powiadomienia o związanych z nimi aktywnościach.

Dotychczas użytkownik obserwował te obiekty, które:

• utworzył lub edytował - ta zasada została wycofana
• świadomie wybrał do obserwowania poprzez wybór ikony oka na górnym pasku
• wziął udział w dyskusji na karcie przeglądu obiektu lub został w tej dyskusji przez kogoś z jej uczestników wspomniany

Pierwsza zasada, że obserwujemy utworzone i zmieniane przez nas obiekty została wycofana. Powodowała zbyt wiele zbędnych powiadomień. Dla użytkowników, chcących obserwować wszystkie obiekty danego typu pozostaje opcja obserwowania całej listy, a dla tych, którzy chcą śledzić wybrane obiekty - opcja ręcznego dodania ich do obserwowania.

Przycisk “dodaj do obserwowanych” został przesunięty w ramach górnej belki. “Oko” dotychczas znajdowało się z lewej strony, przed nazwą, teraz trafiło na prawą stronę, jako jeden z wielu znajdujących się tam przycisków.

Lista powiadomień także została całkowicie przeprojektowana. Teraz powiadomienia są pogrupowane według dni, a obok każdego z nich znajduje się przycisk oznaczania powiadomienia jako przeczytanego. Można także oznaczyć wszystkie powiadomienia jako przeczytane stosując przycisk na górze strony. W górnej belce, obok ikony z czerwoną liczbą zadań do wykonania po terminie, dodaliśmy dzwonek z niebieską ikoną sygnalizującą nowe powiadomienia. Kliknięcie w dzwonek przenosi do listy powiadomień.

Zarządzanie zamówieniami składanymi poza systemem

Dostępne w module e-commerce

Moduł e-commerce został wzbogacony o opcję zarządzania zamówieniami składanymi innymi kanałami, niż poprzez sklep internetowy. To rozwiązanie, dedykowane punktom obsługi klienta czy firmom, które łączą sprzedaż on-line ze sprzedażą tradycyjną. Nie potrzeba sklepu internetowego, aby zamówienia trafiały do systemu.

Szablony treści - zmiany w odwołaniach do dokumentów typu paszport czy dowód osobisty

Dostępne w module podstawowym

Rozbudowaliśmy wsparcie dla szablonów dokumentów o nowe funkcje. Ostatnio pozwoliliśmy wypisywać w dokumentach, np. w umowach z pracownikiem, numery powiązanych z tym pracownikiem dokumentów różnego typu - paszportów, wiz czy dowodów osobistych. Teraz dodaliśmy sortowanie tychże numerów (najstarszy dokument jako pierwszy) ale z listy wyłączyliśmy te dokumenty, które są w statusie archiwalnym (dokładniej w statusie o znaczeniu archiwalności, bo to sprawa podlegająca dowolnej konfiguracji).

To nie jedyny sposób wypisania (numery po przecinku) wiz czy paszportów - możemy je wypisać w szablonach dokumentów w dowolny sposób, np. wraz z datami ważności czy innymi danymi.

Nowy rodzaj filtra - wybór z listy z opcją “brak”

Dostępne w module podstawowym

Filtry wielokrotnego wyboru oparte o duże kolekcje to jedne z najpopularniejszych w systemie filtrów. W ten sposób określone są filtry kontrahentów w fakturach, pracowników w okresach pracy czy pracowników przydzielonych do stanów magazynowych. Tam, gdzie wybór jest konieczny i nie zachodzi możliwość pozostawienia pola pustego, dotychczasowe filtry były wystarczające. Ale w przypadku, gdy pole można pozostawić puste, sam filtr z listą pracowników czy kontaktów nie pozwalał odnaleźć tych obiektów, które pole miały puste. Dodaliśmy więc w tej wersji nowy typ filtra - lista wyboru z opcją “brak”.

Takie filtry znalazły zastosowanie póki co w dwóch miejscach systemu:

• w kartach pracy, gdzie po dodaniu pola wiążącego karty z firmą część starych kart nie ma tych danych uzupełnionych
• w stanach magazynowych, w filtrze przydziały, można także znaleźć stany aktualnie nikomu nie przydzielone

Dotychczasowe działanie filtra się nie zmienia, dochodzi nowa pozycja “brak” na górze listy. Z czasem nowe filtry pojawią się we wszystkich tych miejscach, gdzie ustawienie pola z wiązaniem jest opcjonalne, czyli występują poste wartości filtrowanego atrybutu.

Pomoc kontekstowa

Dostępne w module podstawowym

W nagłówkach można spotkać dwie ikony pytajnika. Obydwie kierują do pomocy. Ta na samej górze kieruje do pomocy ogólnej, która teraz została wyłączona poza aplikację, i jest rozwijana na stronie https://atomerp.pl/baza-wiedzy

Ikona pomocy w pasku ikon kontekstowych (dla obiektu czy dla listy) kieruje do tej samej pomocy, ale z zachowaniem kontekstu. Jeśli więc klikniemy w nią na stronie zlecenia transportowego, otworzy się pomoc związana z tworzeniem zleceń transportowych czyli https://atomerp.pl/baza-wiedzy/transport-logistyka-spedycja. Im bogatsza będzie baza wiedzy, tym dopasowania pomocy kontekstowej będą skuteczniejsze.

Zadania i kamienie milowe w projektach

Dostępne w module projekty

Zgodnie z zapowiedzią z poprzedniej wersji,w której wprowadziliśmy oznaczanie projektów jako zarządzające pracownikami, teraz dodajemy drugi rodzaj projektów - zarządzanie zadaniami.

Informacje o tym czy różnią się projekty zarządzające pracownikami od projektów zarządzających zadaniami (i że można te funkcje łączyć w jednym projekcie) zostały już opisane w bazie wiedzy: https://atomerp.pl/baza-wiedzy/projekty-pracownicze-a-zadaniowe

Warto wspomnieć, że zarządzanie zadaniami zastępuje w projektach typowy panel “zadania” z prawej kolumny dedykowanymi zakładkami “Zadania” i “Milestony”. Milestony pozwalają grupować zadania które są niezbędne do osiągnięcia kolejnych kamieni milowych w projekcie.

Widoczność ID obiektu

Dostępne w module podstawowym

W wielu przypadkach posługiwanie się samą nazwą nie daje dobrych rezultatów. Przykładem mogą być trudne do wymówienia i zapamiętania nazwy projektów realizowanych w dalekich krajach, nazwy zagranicznych firm czy imiona i nazwiska zatrudnionych obcokrajowców. Czasem, dla pewności, łatwiej posługiwać się identyfikatorem - unikalnym numerem, który system nadaje każdemu obiektowi w systemie (w ramach listy obiektów tego rodzaju). Aby pomóc w takich chwilach, od jakiegoś czasu wprowadzamy usprawnienia, które pozwalają łatwo docierać do informacji o ID (jak widać na załączonym zrzucie ekranu) czy korzystać z tych informacji (filtry wprowadzone w wersji 2.0 i 2.1 potrafią wyszukiwać nie tylko po nazwie ale także po ID).

Zapamiętywanie ustawień filtrów w zakładkach

Dostępne w module podstawowym

Wprowadziliśmy zapamiętywanie konfiguracji filtrów w ramach zakładek. Dla przykładu weźmy listę dokumentów pracownika - wejście w zakładkę “dokumenty” w pracowniku daje zawsze pełną listę ponieważ filtry nie są ustawione. Można było ustawić filtry i systemy pamiętał je, gdy wyświetlano ponownie dokumenty tego samego pracownika, ale w zakładce dokumentów innych pracowników nadal widniały nie ustawione filtry lub filtry wcześniej dla nich ustawione. Teraz system zastosuje ostatnio ustawiony zestaw filtrów w każdej zakładce danego typu. Czyli raz wybrane filtry dokumentów jednego pracownika będą teraz ustawiane w każdej zakładce z dokumentami dowolnego pracownika.

Konfigurowalny kolor aplikacji

Dostępne w module podstawowym

Dodaliśmy możliwość zmiany kolorystyki Atoma. Nie chodzi tu o względy estetyczne, ale o rozróżnienie Atomów w przypadku klientów posiadających więcej niż jedną wersję systemu (np. dla kilku firm). Dostępne są kolory szary, zielony, niebieski i czerwony.

Drobne udoskonalenia

• Poprawka wczytywania danych do pola projekt podczas edycji umów z klientami