Aby dokonać transakcji sprzedaży, trzeba nie tylko skusić klienta swoim produktem i ceną, ale również zadbać o wszystkie formalnoprawne wymogi, które czynią transakcje skuteczną. Należy przy tym pamiętać, że wystawienie faktury sprzedaży lub paragonu, nie ma służyć tylko urzędowi skarbowemu do celów opodatkowania dochodów naszej firmy, ale również przedsiębiorcom. Przejrzysty i niezawodny proces wystawiania dokumentów sprzedażowych, pomaga bowiem zabezpieczyć własne interesy i sprawować kontrolę nad aktywami spółki. Można zatem stwierdzić, że podstawowa wiedza na temat rodzajów dokumentów sprzedażowych jest dla przedsiębiorcy nieodzowna i warto poświęcić chwilę czasu na jej przyswojenie.

Podstawowymi dokumentami sprzedażowymi są paragon i faktura. Co do zasady sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej odbywa się na podstawie paragonu zaś dla osób prawnych i oso fizycznych prowadzących działalność gospodarczą na podstawie faktury. Może się jednak zdarzyć, że nasz klient, nieprowadzących działalności gospodarczej, zażąda od nas faktury i wtedy mamy obowiązek ją wystawić. Inny wyjątek wystąpi w sytuacji, gdy osoba wykonująca samodzielnie działalność gospodarczą, zakupi od nas towary niehandlowe. Wtedy z kolei jako sprzedawca jesteśmy zobowiązani do wystawienia paragonu pomimo iż klient ma numer NIP i prowadzi działalność. Należy podkreślić, że właściwe stosowanie paragonu i faktury w różnych sytuacjach ma swoje konsekwencje na gruncie podatku VAT i PIT/CIT i z pewnością jest czymś, na co szczególną uwagę zwracają urzędy skarbowe.

W ramach obrotu profesjonalnego między przedsiębiorcami, posługujemy się co do zasady fakturami. Jednak również tutaj należy zwrócić uwagę jaki typ dokumentu odpowiada rzeczywistości.

W wersji podstawowej systemu Atom ERP można wystawiać faktury VAT, VAT marża, proforma, dokumenty zaliczkowe, korygujące, noty księgowe i dowody wewnętrzne.

Faktura VAT musi zawierać podstawowe informacje o transakcji, takie jak:

• data sprzedaży
• nazwa, numer NIP oraz adres kupującego oraz nabywcy
• numer faktury
• szczegółowa lista produktów lub usług (nazwa, jednostka miary, ilość)
• cena każdego produktu lub usługi
• kwota i stawka podatku VAT
• sumy wartości sprzedaży netto wraz z podziałem na wartości objęte poszczególnymi stawkami podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku
• ogólna kwota do zapłaty

Specyficznym rodzajem faktury jest faktura VAT marża. Na jej podstawie sprzedawca płaci podatek jedynie od naliczonej przez siebie marży, a nie od całkowitej kwoty sprzedaży. Marża w podatku VAT to różnica pomiędzy kwotą należności, jaką ma zapłacić nabywca towarów lub usług, a ceną nabycia, pomniejszoną o kwotę podatku. Takie dokumenty można wystawiać dokumentując sprzedaż:

• towarów używanych
• dzieł sztuki, antyków, przedmiotów kolekcjonerskich
• usług turystycznych

Faktura proforma nie jest właściwą fakturą w rozumieniu przepisów skarbowych, nie stanowi dokumentu księgowego - jednak ma formę i treść bardzo zbliżoną do zwykłej faktury. Może zawierać takie same jak zwykła faktura dane, czyli na przykład termin płatności i przedmiot sprzedaży. Trudno jest ją odróżnić od klasycznej faktury. Rozróżnienie dotyczy przede wszystkim obecności tytułu "proforma"*. Jeżeli kontrahent ją opłaci, to skutkuje to zawarciem umowy sprzedaży oraz przyjęciem złożonej oferty. Zawiera ona takie same dane, jak klasyczna faktura VAT, lecz ma formę dokumentu cywilno-prawnego.

Faktura VAT to główny rodzaj faktury, który możemy spotkać w Polsce. Zgodnie z prawodawstwem, faktura proforma to dokument będący zapowiedzią albo propozycją faktury, przede wszystkim faktury VAT. Wystawienie proformy nie zwalnia podatnika z konieczności wystawienia faktury na zasadach ogólnych, gdy dojdzie do realizacji transakcji opisanej proformą.

Jeżeli dokonujemy sprzedaży poza granicami Unii Europejskiej należy zastosować fakturę eksportową. Charakteryzuje ją przede wszystkim możliwość zastosowania stawki VAT 0%, pod warunkiem potwierdzenia faktu zaistnienia eksportu przez właściwy urząd celny. Ponadto, opis towaru na fakturze eksportowej musi być zgodny, z tym który znajduje się na dokumentach celnych, a faktura może być wystawiona w zagranicznej walucie. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na fakt, że jeśli sprzedaż odbywa się na terenie Unii Europejskiej, to mówimy o wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów i możemy używać podstawowego wzoru faktury, jednocześnie stosując stawkę VAT 0%, przy spełnieniu ustawowych warunków.

Innym szczególnym rodzajem faktury jest faktura zaliczkowa, która jest tworzona w momencie otrzymania zaliczki na dostawę od klienta. Mimo, że nie dostarczono jeszcze klientowi żadnych towarów, to zgodnie z prawem, już w momencie otrzymania zaliczki powstaje obowiązek rozliczenia się z VAT. W momencie ostatecznego rozliczenia wystawiana jest do faktury zaliczkowej faktura końcowa, na której widnieje wartość towarów pomniejszona o wartość faktury zaliczkowej. O zawrót głowy może przyprawić, ludzi nie zajmujących się na co dzień księgowością, fakt, iż w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, o której mowa powyżej, nie ma konieczności wystawiania faktury zaliczkowej w momencie otrzymania zaliczki na poczet przyszłych dostaw.

Mówiąc o fakturach nie można zapominać, że czasami pojawia się konieczność ich anulowania. Raz wystawiona faktura nie może jednak zniknąć, więc aby cofnąć skutki przez nią wywołane, należy wystawić fakturę korygującą. Jej ujemna wartość będzie odpowiadać wartości zwróconego towaru lub przyznanego rabatu.