Przeprowadzenie profesjonalnej i obiektywnej oceny wyników pracy jest zadaniem skomplikowanym, a często wiąże się z potencjalnymi konfliktami. Niemniej jednak uzyskane wyniki oceny mogą mieć różnorodne zastosowanie w praktyce zarządzania pracownikami, pod warunkiem zorganizowania procesu oceniania w odpowiedni system.

Czym jest SOP

SOP - system oceniania pracowników to precyzyjnie dobrany zestaw elementów i relacji między nimi, mający na celu usprawnienie skuteczności zarządzania zasobami ludzkimi w kontekście osiągania założonych celów i misji danej organizacji. Aby prawidłowo ocenić pracownika, należy zdefiniować cele, zasady, metody i techniki oceniania. Należy również przyjąć odpowiednie kryteria oceniania oraz wybrać podmiot i przedmiot oceniania. System ocen pracowników pełni rolę wszechstronnej analizy osiągnięć pracowników. Jest to najbardziej adekwatny i efektywny sposób na korygowanie oraz utrwalanie pożądanego modelu pracy wśród pracowników firmy, jednocześnie odzwierciedla przydatność danego pracownika do wykonywania konkretnych obowiązków.

Z jakich elementów składa się SOP

Podstawowymi elementami składowymi systemu ocen są

• Cele systemu ocen
• Kryteria ocen
• Oceniany i oceniający
• Okres przeprowadzania ocen
• Techniki i narzędzia ocen
• Zasady oceniania

Funkcje i cele oceny pracowników

Można wyróżnić trzy funkcje oceny pracowników:

• Informacyjna - opisuje charakterystykę oraz cechy osobowości ocenianego pracownika, a także jego osiągnięcia w ostatnim czasie. Na tej podstawie przełożony ma możliwość oceny dotychczasowej efektywności i jakości pracy pracownika, jego zaangażowania w wykonywanie powierzonych obowiązków oraz stopnia adekwatności do zajmowanego stanowiska.
• Rozwojowa - umożliwia ocenę potencjału rozwojowego pracownika, związanej z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych poprzez uczestnictwo w szkoleniach, kursach, seminariach i warsztatach, oraz ocenę umiejętności i gotowości do współpracy w firmie. Dodatkowo otwiera możliwość wprowadzenia zmian w strukturze zatrudnienia, takich jak awanse, przesunięcia, degradacje lub zwolnienia.
• Motywacyjna - umożliwia powiązanie wysokości płacy podstawowej oraz otrzymywanej premii z wynikami osiągniętymi w ramach systemu oceny pracowników. Informuje pracowników, że wysokość ich wynagrodzenia zależy od efektów pracy, postaw oraz cech osobowości, które są oceniane.

Cele przeprowadzania ocen pracowniczych:

• Społeczne - kształtują postawę społeczno-zawodową oraz wzorce osobowe pracowników. Rozwijają ich twórcze zainteresowania, a także oddziałują na identyfikację pracownika z firmą, mogą wpływać na poprawę relacji międzyludzkich w przedsiębiorstwie oraz stanowią źródło motywacji do kontynuowania pracy.
• Instrumentalne - polegają na starannym monitorowaniu i rejestrowaniu osiągnięć zawodowych oraz kwalifikacji pracownika, aby efektywnie wykorzystać jego wiedzę i umiejętności. Praktyczne wdrożenie tych działań obejmuje, między innymi, weryfikację kwalifikacji zatrudnionych pracowników, identyfikację rezerw kadrowych, ustalanie poziomu wynagrodzeń, przyznawanie nagród i premii, oraz ewentualne zmiany w rozmieszczeniu pracowników.
• Produkcyjno ekonomiczne - mają wpływ na wzrost efektywności pracy, podniesienie jakości wykonywanych zadań, poprawę wyników ekonomicznych oraz doskonalenie efektywności organizacyjnej, jednocześnie spełniając potrzebę pracowników związanej z samooceną wykonywanej pracy.

Korzyści wynikające z zastosowania systemu oceny pracowników

System oceniania przynosi wiele korzyści zarówno dla pracowników jak i przełożonych. Dla pracowników otrzymywanie informacji zwrotnej o rezultatach pracy, oczekiwaniach przełożonego oraz własnych mocnych i słabych stronach stanowi ważny element. To nie tylko okazja do pozyskania informacji na temat możliwości doskonalenia efektywności pracy, lecz także szansa na wymianę poglądów i opinii związanych z wykonywaną pracą. Otrzymanie opinii zwrotnej daje pracownikom możliwość zidentyfikowania obszarów, które wymagają ulepszenia, a także otwiera drzwi do rozważenia różnych metod doskonalenia zawodowego. Ponadto umożliwia to skonfrontowanie własnych oczekiwań i potrzeb związanych z pracą, takich jak udział w szkoleniach czy poprawa warunków pracy, co może prowadzić do bardziej zindywidualizowanej ścieżki rozwoju zawodowego.

Warto także podkreślić, że otrzymywanie informacji zwrotnej stanowi szansę na skonstruowanie bardziej otwartej i konstruktywnej relacji z przełożonym. Dzięki temu pracownicy zyskują możliwość skutecznego radzenia sobie z trudnościami zawodowymi i budowania bardziej satysfakcjonującej ścieżki kariery. Dla przełożonego otrzymywanie informacji stanowi kluczowe źródło do podejmowania decyzji w zespole oraz efektywnej organizacji pracy. Ponadto, dla przełożonego jest to również źródło informacji o samym sobie, pozwalające na lepsze zrozumienie swoich mocnych i słabych stron w roli lidera.

Jak powinien wyglądać prawidłowo działający system

Sprawny system ocen pracowników powinien posiadać kilka kluczowych cech, które wspierają skuteczne funkcjonowanie procesu ocen. Przede wszystkim, powinien on sprzyjać postawom twórczym, zachęcając pracowników do doskonalenia swoich umiejętności. Funkcjonalność systemu wynika z jego roli jako podstawy dla procesów awansowania oraz ustalania wynagrodzenia pracowników. Obiektywność stanowi istotny element systemu ocen, gdzie istnieje konieczność utrzymania stałej skali ocen. Kompleksowość tego systemu oznacza, że nie tylko dostarcza informacji zwrotnej pracownikom, ale również stanowi podstawę dla decyzji dotyczących doskonalenia umiejętności pracowników czy rotacji kadr w firmie. Również stałość i okresowość systemu są kluczowe, ponieważ umożliwiają porównania osiągnięć pracowników oraz analizę ich rozwoju w konkretnych przedziałach czasowych. System ocen powinien być ściśle zintegrowany z pozostałymi elementami polityki personalnej w przedsiębiorstwie. To zapewnia spójność działań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi i skuteczne wdrażanie strategii personalnej w organizacji.

Podsumowanie

Nie istnieje jednolity szablon systemu oceny pracowników, ponieważ wiele czynników wpływa na jego kształt w konkretnym przedsiębiorstwie. Regulacje prawne, system wartości pracowników, preferowany styl pracy stanowią istotne determinanty procesu oceniania. Ostatecznie, aby system ocen pracowniczych odniósł sukces, konieczne jest, aby był znany i akceptowany przez środowisko pracownicze. Jego transparentność i zrozumiałość sprzyjają pozytywnemu odbiorowi oraz skutecznemu wdrażaniu decyzji personalnych. Dążenie do zrozumienia i spełnienia tych ogólnych założeń pozwala na skonstruowanie systemu ocen pracowników, który efektywnie wspiera cele firmy i rozwój kadry pracowniczej.