Czym jest onboarding pracownika w firmie?

Onboarding to nic innego jak przedstawienie nowej osobie firmy, w której będzie pracować. Nowego pracownika trzeba zaznajomić z usługami, produktami, kulturą obowiązującą w danym miejscu, a dobrze by też było na starcie przedstawić całą ekipę ludzi, z którymi przyjdzie mu pracować.

Często zadanie adaptacji nowej osoby powierzane jest działowi HR, choć czasami wybór pada na współpracowników lub wyznaczana jest specjalna osoba tzw. buddy. Onboarding ma sprawić, żeby osoba polubiła pracę w nowej firmie, ponieważ jak mówią badania, kto nie lubi pracy w danym miejscu szybko je zmienia.

Ile czasu trwa proces onboardingu?

Czytając definicję można by pomyśleć, że jest to kwestia tygodnia może miesiąca. Prawda jest jednak taka, że adaptacja pracownika w firmie trwa dużo dłużej. Badania wskazują na to, że proces ten może potrwać nawet rok.

W tym czasie pracownik powinien poznać: strukturę organizacyjną firmy, cele do spełnienia i typ zadań, które będzie wykonywał, przepisy obowiązujące pracowników w czasie pracy i wiele innych rzeczy zależnych od specyfiki biznesu.

Przed nową pracą czyli preboarding

Proces adaptacji nowego pracownika najlepiej zacząć jeszcze przed pierwszym dniem w firmie. Tak naprawdę jest to pierwszy etap wdrażania jednostki w życie firmy. W trakcie preboardingu, ważne jest przygotowanie miejsca pracy dostosowanego pod nowego pracownika. Warto też zadbać o to, aby poczuł się ważny dla firmy. Można to uczynić na kilka sposobów:

• Wysłanie maila powitalnego, który powinien być jak najbardziej spersonalizowany. Personalizując powitanie tworzysz więź z nową osobą. W mailu można też załączyć filmik, w którym zespół najbliższych współpracowników powita nowego pracownika.
• Przedstawienie planu dnia pierwszego. Dokładne poinformowanie kogoś odpowiednio wcześniej o wydarzeniach, które będą miały miejsce w pierwszym dniu jego pracy, sprawi, że nowy pracownik przyjdzie do firmy w pozytywnym nastroju.

• Wysłanie umowy do podpisania. Przychodząc do pracy, pracownik będzie czuł, że jest tu zatrudniony. Taka osoba będzie miała chęci i motywację do działania na rzecz firmy.

• Zorganizowanie szkolenia. W przypadku przyjęcia do przedsiębiorstwa większej ilości osób, warto pomyśleć nad tą opcją. Na takim szkoleniu, które może się odbyć stacjonarnie jak i online można przedstawić podstawowe zasady obowiązujące oraz odpowiedzieć na pytania nurtujące przyszłych pracowników.

Onboarding w kilku etapach

Proces onboardingu dzieli się na cztery etapy. Konieczne jest, aby pracownik w całości przeszedł każdy z nich w celu jak najlepszego poznania firmy. Jest to kolejno etap:

1. Formalny– następuje tu dopięcie wszystkich wstępnych formalności i wyjaśnienie ewentualnych niedomówień, podpisanie dokumentów.
2. Precyzujący – pracownik poznaje swoje zadania oraz to czego się od niego będzie wymagać.
3. Kulturowy – poznanie wszystkich zasad i zwyczajów panujących w firmie.
4. Społecznościowy – zapoznanie z resztą pracowników przedsiębiorstwa, nawiązywanie znajomości.

Offboarding – ostatnie chwile w firmie

To proces, w trakcie którego pracownik przygotowuje się do opuszczenia firmy. Ważne jest to, żeby zadbać o jego jak najlepsze ostatnie chwile w firmie. Osoba z dobrą opinią o byłym miejscu pracy może być „żywą reklamą” firmy. Ktoś taki może polecać prace w danym przedsiębiorstwie rodzinie jak i znajomym. Ponadto w ostatniej chwili pobytu w firmie pracownika warto przeprowadzić z nim szczerą rozmowę o jego doświadczeniach związanych z firmą. Wnioski jakie wyciągnie się z takiej rozmowy, można wykorzystać, aby jeszcze lepiej prowadzić biznes, z uwzględnieniem dobra pracowników.