Natomiast prowadzenie listy obecności nie jest wymagane przez ustawę w tak jednoznaczny sposób. Jednakże, w niektórych sytuacjach może być przydatne lub nawet konieczne. Przykładowo, lista obecności może być stosowana w przypadku pracowników zatrudnionych na umowę zlecenie lub dzieło, w celu potwierdzenia faktycznego czasu przebywania na terenie zakładu pracy. Może również być stosowana w przypadku pracy na zmiany, gdzie istnieje konieczność śledzenia rotacji pracowników i ich obecności w określonych godzinach.

Czy prowadzenie ewidencji czasu pracy jest niezbędne?

Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników ma na celu właściwe ustalenie wynagrodzenia pracownika oraz zapobieganie naruszeniom jego praw, na przykład prawa do odpoczynku.

Prowadzenie takiej ewidencji jest wymagane przez przepisy prawa pracy (zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu Pracy). Dokumentując czas pracy, należy uwzględnić elementy określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. dotyczącym dokumentacji pracowniczej (w § 6 punkt 1). W ramach ewidencji czasu pracy należy uwzględnić:

• Czas pracy - obejmujący ilość przepracowanych godzin, czas rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracę w nocy, w dni wolne od pracy oraz w godzinach nadliczbowych (o ile pracownik nie jest objęty systemem zadaniowego czasu pracy, nie zarządza przedsiębiorstwem w imieniu pracodawcy i nie otrzymuje ryczałtu za nadgodziny zgodnie z art. 149 § 2 KP). Dla pracowników młodocianych także czas pracy przy pracach wzbronionych, które są dozwolone w celu przygotowania zawodowego.
• Dyżury - wraz z czasem rozpoczęcia, zakończenia i miejscem ich pełnienia.
• Urlopy - zwolnienia lekarskie oraz wszelkie usprawiedliwione nieobecności w pracy.
• Nieobecności - nieusprawiedliwione i ich wymiar.

Dodatkowo dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy obejmuje również wnioski pracownika (np. o zwolnienie z pracy w celu załatwienia spraw osobistych), dokumenty dotyczące przyznawania dni wolnych, stosowania systemu zadaniowego czy wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, a także wszelkie zgody pracownika dotyczące sytuacji szczególnych (np. zgoda pracownicy w ciąży na zatrudnienie w systemie przerywanego czasu pracy).

Zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 r. dotyczącego dokumentacji pracowniczej, od stycznia 2019 roku dopuszczalne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej. Taka ewidencja musi spełniać określone kryteria, opisane w § 9 tego rozporządzenia, na przykład umożliwiać wydruk, identyfikować osoby mające do niej dostęp oraz zapewniać bezpieczeństwo i integralność danych. Oczywiście, nadal istnieje możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy w formie papierowej, jednak jest to znacznie bardziej kłopotliwe i kosztowne dla pracodawcy.

Pracodawca ma obowiązek przedstawienia pracownikom sposobu prowadzenia ewidencji czasu pracy:

• Jeśli liczba zatrudnionych pracowników wynosi mniej niż 20, pracodawca informuje pracownika o ewidencji czasu pracy i sposobie jej prowadzenia w informacji o warunkach zatrudnienia.
• Jeśli liczba zatrudnionych pracowników przekracza 20, pracodawca musi umieścić informację o ewidencji czasu pracy i jej sposobie prowadzenia w regulaminie pracy (zgodnie z art. 104.1. § 1.9 Kodeksu Pracy).
• Jeśli w zakładzie pracy działają związki zawodowe, a liczba zatrudnionych pracowników przekracza 20, pracodawca musi umieścić informacje o ewidencji czasu pracy i jej sposobie prowadzenia w układzie zbiorowym, co eliminuje konieczność tworzenia dodatkowych regulaminów pracy.

Lista obecności pracowników to rejestracja czasu przyjścia i/lub wyjścia pracownika z miejsca pracy. Może przyjmować różne formy:

• Elektroniczna (check in/out) – pracownik rejestruje swój przyjazd i wyjazd poprzez odbicie imienną kartę w czytniku lub logowanie się za pomocą komputera.
• Papierowa – pracownik dokonuje fizycznego podpisu na liście obecności.

Czy prowadzenie listy obecności w firmie jest obowiązkowe?

Prowadzenie listy obecności w firmie nie jest obowiązkowe zgodnie z Kodeksem Pracy ani dodatkowymi rozporządzeniami. Nie ma wymogu tworzenia i utrzymywania oddzielnego dokumentu o nazwie "lista obecności pracowników”.

Choć wcześniej przywołane rozporządzenie wymaga dokładnego rejestrowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy przez pracowników, to chociaż nazwa "lista obecności" nie pojawia się w tych przepisach, faktycznie można uznać, że rejestracja tych godzin stanowi formę listy obecności.

Aktualnie papierowe listy obecności stają się rzadkością, ponieważ pracownicy często zapominają o konieczności codziennego podpisywania się, co sprawia, że tego rodzaju listy nie są pomocne w prowadzeniu ewidencji czasu pracy przez specjalistów ds. kadr.

Elektroniczne listy obecności pracowników są najczęściej w postaci programów do ewidencji czasu pracy, które posiadają funkcje rejestracji godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy (clock-in / clock-out), zgodnie z wymaganiami przepisów.

Choć pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy każdego pracownika, uwzględniającej wszystkie wymagane przez przepisy elementy, lista obecności jako osobny dokument nie jest obowiązkowa. Ostatecznie, konieczność prowadzenia listy obecności zależy od specyfiki działalności oraz wymogów pracodawcy. W niektórych przypadkach może to być jedynie preferencja lub dodatkowe narzędzie kontrolne, podczas gdy w innych sytuacjach może być to wymóg wynikający z konkretnych przepisów lub potrzeb organizacyjnych.