Umowa pozyskania pracownika (pracownicy zewnętrzni)

Dostępne w module HR i wielofirmowym

Wprowadziliśmy możliwość rejestrowania dokumentów pozyskania pracownika. Taki dokument (umowa) posiada w systemie status podobny do umowy z pracownikiem - określa w jakim czasie firma może tym pracownikiem dysponować. Dzięki temu pracownik jest dostępny w systemie tak jak pracownik własny, ale z drobnymi acz istotnymi różnicami: nie będzie on rozliczany wynagrodzeniem tak jak pracownicy zatrudnieni bezpośrednio, ale jego praca będzie rozliczana z klientami końcowymi (funkcja fakturowania klientów agencji pracy wg. czasu pracy pracowników do klienta oddelegowanych).

Rozwiązanie to zastępuje dotychczasowe oznaczanie okresów pracy jako “praca pracownika zewnętrznego”. Tamte oznaczenie służyło wyłącznie ominięciu weryfikacji na etapie rozliczenia, czy pracownik posiada umowę. Teraz każdy pracownik, własny czy zewnętrzny, posiada pewien rodzaj umowy (w przypadku pracowników zewnętrznych nie jest to formalna umowa, ale jej odpowiednik). Nowe rozwiązanie jest znacznie prostsze w obsłudze - nie trzeba, przy każdym dodawaniu okresu pracy, sprawdzać, czy pracownik jest własny czy zewnętrzny - system posiada tą informację na podstawie nowych dokumentów. Pozyskanie pracownika w ten sposób obowiązuje przez czas podany w umowie pozyskania, a dodatkowo otwiera nam w systemie drogę do dalszej rozbudowy funkcjonalności o narzędzia kontrolujące rozliczenia z agencjami dostarczającymi pracowników. Wiedząc ilu pracowników ile czasu pracowało i na jakich stawkach, system może prognozować fakturę z agencji zatrudnienia, która dostarcza pracowników tak samo, jak teraz wylicza faktury dla klientów. Takie funkcjonalności pojawią się w kolejnych wersjach Atom ERP.

Więcej o tym jak przejść w firmie z oznaczeń okresów jako praca pracowników zewnętrznych na nowe dokumenty opisaliśmy w bazie wiedzy.

Komunikacja z klientem z poziomu projektu

Dostępne w module projekty i komunikacja

Karta przeglądu w wielu obiektach (kontakt, faktura, zlecenie transportowe, zamówienie) pozwala na wysyłkę wiadomości e-mail czy SMS do osób powiązanych z tym obiektem. Można wysłać wiadomość z załącznikiem w postaci wydruku na bazie szablonu czy też dowolną pisaną indywidualnie - wszystko zapisze się w historii obiektu. Dotychczas projekt nie posiadał takiej opcji, wysyłka była możliwa tylko w kontekście klienta, ale projekt to nie tylko klient - to zespół, to osoby współpracujące, w końcu to niekoniecznie główny kontakt klienta, ale osoba przez klienta wydelegowana do obsługi tego wspólnego projektu. Od teraz na karcie projektu można wysyłać wiadomości do klienta, jego pracowników, a także do kontaktów powiązanych (wskazanych w boxie “powiązane”).

Usprawnienie kalendarzy w polach na datę

Dostępne w module podstawowym

Drobna zmiana została wprowadzona w obsłudze kalendarzy, które pojawiają się, gdy zaczynamy edycję pola na datę lub czas. Dotychczas okno wyboru daty znikało gdy wskazano datę lub gdy kliknięto poza obszarem okna kalendarza (wtedy bez ustalania daty). Co do zasady, to nie uległo zmianie, natomiast to kliknięcie zamykające poza obszarem kalendarze nie wywołuje żadnych innych zdarzeń, poza zamknięciem okna. Wcześniej zdarzało się, że przypadkowe kliknięcie poza oknem kalendarza, które miało go tylko zamknąć, wyzwalało jakieś zdarzenie, np. zaznaczenie pola typu checkbox.

Zmiana informowania o wysyłce wiadomości

Dostępne w module podstawowym

Dotychczas, w przypadku udanej wysyłki wiadomości z karty przeglądu, w historii aktywności była pokazywana była zielona etykieta “wysłano”. W tej chwili zielonej etykiety nie pokazujemy - brak etykiety oznacza wysłanie wiadomości. Czerwona etykieta oznacza (jak dotychczas) błąd wysyłki, a czara z napisem “wysyłanie…” informuje, że wysyłka jeszcze się nie zakończyła. Niewiele się tu zmienia, porządkujemy ekran usuwając zbyteczne informacje.

Przy tej okazji dodaliśmy także dodatkowe rejestrowanie aktywności przy każdym błędzie wysyłki. Dotychczas, tylko etykieta o czerwonym kolorze obok wiadomości informowała o błędzie, teraz każdy taki błąd to aktywność widoczna m.in. na pulpicie czy powiadomienie do osoby obserwującej obiekt. Dzięki temu informacje o niewysłanych mailach będą lepiej dostępne.

Zmiany w rejestrze stawek

Dostępne w module HR

Rejestr stawek (pracowniczych i klienckich) w module HR otrzymał dodatkowe filtry i kolumny. Można filtrować stawki pracownicze po statusie pracownika i statusie jego zatrudnienia - więc teraz łatwo znaleźć stawki wszystkich aktualnie zatrudnionych pracowników. Informacje filtrowane są także widoczne w postaci nowej kolumny w liście stawek.

Dotychczasowa kolumna “stanowisko” została rozszerzona o informacje o projekcie (tam, gdzie podany).

Nowy raport stawek

Dostępne w module HR

Lista stawek otrzymała nowe dane oraz nowe filtry, ale nie wszystkie potrzeby biznesowe można zrealizować prostym wyszukiwaniem stawek wg różnych filtrów. Aby to ułatwić, dodaliśmy dedykowany stawkom raport.

Raport ten pozwala zobaczyć jakie stawki obowiązują (lub obowiązywały/będą obowiązywać w zadanym okresie czasu) na projektach. Dzięki temu można porównać jakie aktualnie stawki posiadają pracownicy w różnych projektach.Jeśli jednak wskażemy w raporcie do analizy jeden wybrany projekt, to raport porówna stawki poszczególnych pracowników w tym projekcie.

Raport posiada dodatkowe filtry związane ze statusem pracownika i statusem jego zatrudnienia.

Korekta pobierania danych adresowych z GUS

Dostępne w module podstawowym

Pobieranie danych firmowych z GUS, na podstawie numeru NIP pozwala na szybkie dodanie kontaktu. Drobna korekta wprowadzona z tą wersją lepiej zapisuje kontakty, których siedziba znajduje się w miejscowości bez ulic - małych wsiach, gdzie adres składa się z nazwy miejscowości i numeru domu. Nazwa miejscowości w takim przypadku skopiuje się także do pustego dotychczas pola ulica.

Status projektu w eksporcie

Dostępne w module projekty

W poprzednich wersjach zaszły duże zmiany w obsłudze projektów - wprowadziliśmy nie tylko podział na projekty pracownicze i zadaniowe, ale także dodaliśmy konfigurowalne statusy realizacji projektu. Za tą zmianą nie poszło jednak dodanie wartości nowego statusu do eksportu listy projektów, co w tym momencie naprawiamy.

Automatyczne ustawianie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie interesu

Dostępne w module CRM

Drobna modyfikacja formularza nowego interesu z klientem w module CRM - pole wyboru osoby odpowiedzialnej za prowadzenie interesu jest teraz automatycznie ustawiane na osobę, która dodaje interes. Oczywiście to tylko sugestia, którą można zmienić, ale zamiast wyświetlać puste pole podpowiadamy najczęstszy wybór. Dzięki temu oszczędzamy kilku kliknięć. Jeśli podpowiedź jest błędna, to ilość kliknięć względem wariantu z pustą listą nie ulega zmianie - nadal wystarczy listę rozwinąć i wskazać właściwą osobę. Mała ale przydatna optymalizacja.

Widoczność numerów ID dotyczących kontaktów i projektów

Dostępne w module podstawowym

Określanie kontaktu (np. pracownika) tylko na podstawie imienia i nazwiska w każdej z firmie z czasem robi się coraz trudniejsze. Pojawiają się osoby z tym samym imieniem i nazwiskiem, pojawiają sie osoby z trudnym do wymówienia zagranicznym nazwiskiem czy imieniem - zachodzi potrzeba rozróżnienia czy szybkiego odnalezienia takich osób, a sama para imię i nazwisko przestaje wystarczać. W związku z tym Atom ERP w wielu miejscach zyskał wskazania numeru ID - czyli wewnętrznej numeracji według której system sam rozpoznaje wszelkie obiekty i relacji między nimi.

Podobnie jest z projektami - przy dużej ich liczbie z czasem pojawiają się duplikaty nazw i rozpoznawanie po samej nazwie czy ręczne dodawanie do nazw numerów się nie sprawdzają (bo taki numer jest dodany na stałe - będzie na każdym wydruku, a to raczej niepożądane.

Id obiektu można sprawdzić najeżdżając kursorem na nagłówek, wiele linków do kontaktów także po najechaniu pokazuje identyfikator, dodaliśmy też identyfikatory do kolumn w tabelach czy listach rozwijanych (gdzie dodatkowo można po nim szukać).

Szybkie księgowanie

Dostępne w module finanse i księgowość

W definicjach schematów księgowych pojawiła się niepozorna opcja do zaznaczenia, opisana “szybkie księgowanie”. Dzięki takiej konfiguracji schematu księgowego system utworzy dokument księgowy bez zbędnego pokazywania ekranu zatwierdzania dokumentu księgowego.

Przykładowo, dla faktury kosztowej, jeśli podczas jej wprowadzania wybierzemy schemat księgowania z taką opcją, to podczas zmiany statusu z zapisanego na zaksięgowany system po prostu zmieni status i utworzy w tle dokument księgowy. Dotychczas dokument był pokazywany w trybie do edycji, a po jego zatwierdzeniu można było powrócić do faktury przez link wiążący dokument z fakturą. Takie szybkie tworzenie dokumentów księgowych spisze się idealnie przy prostych schematach do codziennego wieolkrotnego użytku.

Nadal można używać starego mechanizmu pracy z dokumentami księgowymi wystarczy nie zmieniać schematów księgowych na szybkie. Jeśli zaś podczas tworzenia dokumentu dojdzie do błędu, to zostanie otwarte okno tworzenia dokumentu wraz z informacjami o problemach - jak dotychczas.

Drobne udoskonalenia

• Lepsza karta pracownika i karta projektu - wszystkie akcje dodawania nowych powiązanych obiektów dostępne są w zakładkach jak i w menu kontekstowym (trzy kropki)