Konfiguracja poczty wychodzącej

Kluczową sprawą do konfiguracji systemu jest ustawienie konta pocztowego, z którego wysyłane będą wiadomości wychodzące. Na ten same konto wysyłane będą także powiadomienia systemowe. Konfigurację konta pocztowego przeprowadzimy w panelu ustawień, odnajdując ikonę “konfiguracja poczty”. Należy podać dane wg przykładu:

• nazwa - np. nazwa firmy - taka nazwa pokaże się odbiorcy maila
• email - adres email, np.: kontakt@atomerp.pl
• serwer, np. smtp.atomerp.pl - adres serwera poczty
• port, np. 587 dla SSL
• domena, np. atomerp.pl
• login, zazwyczaj loginem jest adres email, czyli np. kontakt@atomerp.pl
• hasło - hasło trzeba podawać przy każdej zmianie ustawień
• SSL - zaznaczamy jeśli serwer poczty obsługuje bezpieczne połączenia (praktycznie zawsze)
• stopka - umożliwia zdefiniowanie stopki, dołączanej do każdej wiadomości wysyłanej z tego konta

Opcjonalnym dodatkiem jest stopka - dostępny jest edytor wizualny, w którym można skonfigurować treść stopki doklejanej do wiadomości wychodzących z tego konta.

Każdy użytkownik systemu, gdy aktywny jest moduł komunikacji, może ustawić własne dane poczty wychodzącej tak, by każdy z maili wychodzących z jego inicjatywy był wysyłany z jego własnego konta. W tym celu należy podać dane j.w. w oknie edycji danego użytkownika. Zdefiniowanie kont osobistych dla wszystkich pracowników nie zwalnia z obowiązku konfiguracji konta domyślnego, z którego korzysta np. automatyczny system powiadamiający.

Powiadomienia o aktywnościach

Atom ERP pozwala otrzymywać informacje z wybranych obiektów lub ze wszystkich obiektów wybranego rodzaju. Aby otrzymywać powiadomienia, trzeba wskazać obserwowane obiekty lub ich listy. Służy do tego przycisk z ikoną oka, umieszczony we wszystkich możliwych do obserwowania miejscach. 

Dodanie się do osób obserwujących listę obiektów lub obiekt zapewnia obserwatorowi otrzymywanie powiadomień, gdy w tych obiektach zajdą zmiany lub pojawią się dyskusje, gdy na liście obiektów pojawią się nowe pozycje, lub coś zostanie usunięte. 

Powiadomienia są widoczne jako ikona dzwoneczka, z licznikiem powiadomień nieprzeczytanych, na górnym pasku aplikacji. Po kliknięciu dzwoneczka otworzy się okno z listą powiadomień, a na niej możliwe jest oznaczanie wybranych lub wszystkich powiadomień jako przeczytanych. Lista powiadomień może wyglądać np. tak:

Taka lista zawiera podgląd wszystkich interesujących nas aktywności, jakie miały miejsce w systemie - nie ma potrzeby śledzenia pełnej listy zmian, jaką zapewnia lista aktywności dostępna z pulpitu.

Ostrzeżenia i walidacje

Ostrzeżenia to nowy rodzaj sprawdzania, czy dany obiekt jest poprawny i można go zapisać. Walidacje to zasady, które muszą być spełnione, inaczej obiekt nie może być zapisany - takie błędy są wyświetlane na czerwono i wymagająreakcji.

Część sprawdzeń nie ma jednak tak krytycznego charakteru, np. kwota do rozksięgowania nie musi pokrywać 1:1 wartości na fakturze, bo czasem przydane może być księgowanie w 2 parach. Aby pogodzić obydwa scenariusze, system pilnuje najbardziej typowego scenariusz, gdzie rozksięgowana ma być dokładnie kwota z dokumentu księgowanego, ale jednocześnie dopuszcza świadome odstępstwo od tej reguły.

Gdy system trafi na taki niekrytyczny problem, wyświetli formularz ponownie, z pokazanym na żółto ostrzeżeniem. Można wtedy poprawić formularz, albo zatwierdzić, klikając w żółty przycisk zapisu. Mamy więc połączone ostrzeganie o potencjalnie niechcianych sytuacjach bez konsekwencji w postaci mniejszej elastyczności.

Grupowa operacja zmiany statusu

We wszystkich widokach list, na których pokazywane są obiekty o konfigurowalnej liście statusów, dostępne są operacje grupowej zmiany statusu. Operacja taka działa na dowolnej liście obiektów, nie ma potrzeby, by wszystkie wybrane do operacji grupowej obiekty miały ten sam status, ponieważ może istnieć potrzeba:

• ustawienia obiektów o różnych statusach do tego samego stanu
• ustawienie obiektów o tych samych statusach ale w różnych obiegach (np. wśród dokumentów, niektóre typy mogą mieć własne, bardziej rozbudowane statusy

W związku z tym operacja grupowa pozwala zdefiniować dla każdej grupy z takim samym aktualnym stanem i tego samego typu dokumentu nowy stan docelowy.

Widoczne są pary typ + stan (wraz z licznikiem takich obiektów) oraz lista wyboru stanu docelowego.

Grupowe tagowanie

Operacja grupowego tagowania est dostępna dla wszystkich obiektów, które posiadają możliwość tagowania. W operacji można wskazać jakie tagi mają zostać dodane a jakie usunięte. Oczywiście tam, gdzie obiekt posiadał już taki tag, tag nie będzie zdublowany. Jeśli obiekt nie posiada tagu usuwanego, także nic się nie stanie. Po operacji wszystkie wybrane do niej obiekty będą posiadały wskazany tag do dodania, a żadne z nich nie będzie miał tagu, który miał być usunięty.

Filtrowanie z wykorzystaniem tagów

W Atomie wiele obiektów można “tagować”, czyli nadawać im pewne oznaczenia. Choć funkcjonalność wydaje się dość prymitywna, to nasz Atomowa implementacja tagów pozwala na niesamowite rzeczy. Oto kilka przykładów, jak wykorzystać potencjał tagów w naszym systemie.

Dodawanie tagów

Zacznę od tego, że każdy obiekt, który można tagować, ma opcję szybkiej zmiany tagów już w widoku karty szczegółów. Aby dodać czy zmienić tagi nie trzeba więc przechodzić do edycji obiektu, wystarczy kliknąć w przycisk dodawania tagów na górnej belce. Tak jest szybciej i prościej.

Nowy tag można dodać na dwa sposoby - prosty i zaawansowany. Sposób prosty to po prostu wpisanie podczas tagowania nowej nazwy - jeśli w systemie nie ma takiego tagu, to zostanie utworzony. Sposób zaawansowany pozwala dodać tag zanim zostanie on pierwszy raz użyty. Dodając tag z rejestru ustawień mamy możliwość przypisać do go grupy tagów. Prosta funkcjonalność, która za chwile pokaże moc…

Grupowanie tagów

Grupami tagów mogą zarządzać jedynie administratorzy, a typowa grupa to nazwa i określenia kolorów. Przykładowo możemy zdefiniować, by tagi grupy “Znajomość angielskiego” miały kolor niebieski - wtedy wszystkie tagi z tej grupy będą widoczne jako etykiety w takim właśnie kolorze.

Tagi zgrupowane są pokazywane w polach dodawania czy w filtrach w sposób usystematyzowany, tzn. najpierw pokazana jest nazwa grupy, a pod nią należące do niej tagi - łatwo można wtedy wywnioskować, czego dany tag dotyczy.

Wyświetlanie tagów to tylko dodatek, który pozwala się szybko zorientować w cechach obiektu - pracownika, produktu, zadania. Najważniejsze jest jednak wyszukiwanie.

Wyszukiwanie

Atom zapewnia dwa filtry w każdej liście obiektów tagowalnych - “tag” i “bez tagu”. Filtr “tag” pozwala szukać tych obiektów, które posiadają dane oznaczenia, analogicznie filtr “bez tagu” znajdzie te obiekty, które danego tagu nie posiadają. Możemy więc wyszukać pracownika który ma tag z grupy “prawo jazdy” o oznaczeniu “kat. B” i nie ma tagu “prowadzi jak wariat” ;-)

Jeśli w filtrze dodamy kilka kryteriów, np. znajdź pracownika z tagami “elektryk”, “niepalący” to oczywiście system wyszuka nam tych pracowników, którzy spełniając obydwa kryteria, czyli niepalących elektryków.

Wyszukiwanie z użyciem ORAZ i LUB

Schody zaczynają się, gdy chcemy znaleźć kierowców z prawem jazdy kategorii B lub C. W większości systemów tagi w takim kontekście zawodzą - wszak pomiędzy nimi jest łącznik “oraz”. Wybierając w filtrze “tag” dwie wartości nakazujemy szukanie pracowników z prawem jazdy kategorii B ORAZ z prawem jazdy kategorii C. Tu zaczyna się magia Atoma. Jeśli tagi związane z prawem jazdy zgrupujemy w jednej grupie tagów o nazwie “prawo jazdy”, to Atom postawi pomiędzy nimi łącznik “LUB”. Tym sposobem, możemy jednym filtrem wyszukać pracowników z prawem jazdy kategorii B LUB C. Jeśli do tych dwóch tagów w filtrze dodamy trzeci tag, ale spoza tej grupy, to zostanie on uwzględniony z warunkiem ORAZ, czyli zyskamy pracowników z prawem jazdy kategorii B LUB C ORAZ np. dobrą znajomością angielskiego.

Jak widać, od tego czy zgrupujemy tagi zależy nie tylko kolor ich wyświetlania, ale i zachowanie filtrów. Daje to ogromne możliwości w budowaniu własnych systemów kategoryzowania - trzeba jednak pamiętać, że nie zawsze zgrupowanie tagów będzie pożądane. Można przyjąć, że tam, gdzie klasyfikacja jest rozłączna (dany obiekt raczej nie będzie miał wybranych dwóch cech z tej samej grupy), np. w ocenie znajomości języka - słaba, średnia czy dobra - dobrze jest używać grupowania. Wtedy możemy prosto szukać osób z przynajmniej średnią znajomością języka jeśli wybierzmy tagi średnia i dobra.

Tam zaś, gdzie jeden obiekt może mieć wiele oznaczeń z danej grupy, warto rozważyć, czy nie zachować ich w puli ogólnej albo w kilku oddzielnych grupach (gdy kolor ma znaczenie). W omawianym wcześniej przypadku prawa jazdy - gdy zgrupujemy uprawnienia w jedną grupę tagów, łatwo znajdziemy kogoś kto ma prawo jazdy kategorii B lub C, ale częściej będziemy potrzebować kogoś, kto ma uprawnienia B oraz C. W takim wypadku grupowanie nie będzie dobrym rozwiązaniem.

Edytor tekstu

Do edycji treści system CMS wykorzystuje edytor wizualny, podobny w działaniu i obsłudze do edytorów tekstów znanych z pakietów oprogramowania biurowego.

Edytor taki pokazuje podgląd edytowanej treści, ale nie uwzględnia specjalnych formatowań dostępnych we frontendzie. Jest to więc podgląd ułatwiający wprowadzanie, a nie podgląd faktycznie opublikowanej treści na docelowej stronie.

Należy pamiętać, że nie jest znany rozmiar ekranu, na którym wprowadzona treść będzie oglądana. Jakiekolwiek próby dopasowywania treści poprzez wstawianie spacji są skazane na niepowodzenie - to co przy jednej szerokości ekranu będzie się układało poprawnie, przy innej z pewnością (przez liczne spacje) nie będzie. Dlatego tekst należy wprowadzać w sposób naturalny, a ewentualne konieczne formatowania czynić za pomocą wyrównania tekstu czy wstawiania tekstu w tabele.

Odradzamy zmienianie czcionki w tekstach - różne czcionki w opisach na stronie utrudniają zrozumienie treści, a brak spójności formatowania tekstu pomiędzy stronami rzutuje negatywnie na profesjonalizm witryny i jej właściciela. Sugerujemy nie używać także zwiększania rozmiarów czcionek - zamiast tego sugerujemy korzystać ze stylów nagłówkowych w tekście.

Używanie kolorów powinno być ograniczone do minimum. Jest dozwolone w celu uwypuklenia kolorem zielonym czy czerwonym ważnych informacji, ale zalecamy stosowanie kolorów jedynie w krytycznych sytuacjach. Nie ma też konieczności ustalania koloru na czarny - kolor fontu we frontendzie ustalany jest przez styl szablonu, a ustawienie czerni spowoduje jego zmianę i brak dopasowania kolorystycznego strony.

Odradzamy kopiowania treści wprost z innych edytorów tekstu jak Microsoft Word czy OpenOffice Writer - podczas takiego kopiowania przenoszone są też formatowania, w większości niepożądane. Sugerujemy kopiować treść z worda do notatnika, a z notatnika do edytora i dopiero w edytorze wprowadzać ostateczne formatowanie. Wyjątkiem mogą być tabele, ale tu także należy zwrócić uwagę na formatowania.

Funkcje edytora

Opisane, wg kolejności przycisków w menu:

• drukowanie - pozwala wydrukować tekst wprowadzony w oknie edytora, za druk odpowiada przeglądarka (nie jest to funkcja systemu CMS)
• źródło dokumentu - pozwala przełączyć widok edytora na widok źródła w postaci kodu HTML - narzędzie przydatne dla profesjonalistów, tym sposobem można dokonać zmian, których * edytor WYSIWYG wprost nie wspiera, można także niektóre zmiany wprowadzić szybciej na zasadzie podmiany tekstu w wielu miejscach itd.
• cofnij i ponów - przyciski pozwalające cofać i ponawiać zmiany w treści
• style - tu można wskazać, że dany tekst stanowi nagłówek określonego poziomu, albo zwykły tekst
• czcionka - zalecamy nie zmieniać czcionek, a jeśli już, to spójnie we wszystkich podobnych elementach witryny. Wybór fontów jest ograniczony do najpopularniejszych pozycji, aby dać szansę na odpowiednie renderowanie takich treści na telefonach komórkowych czy innych urządzeniach bez dodatkowych czcionek.
• rozmiar - zamiast wyboru rozmiary wprost, sugerujemy używać wyboru stylu nagłówka, inne zmiany wielkości czcionki doprowadzą do niespójności wyglądu treści na stronie.
• pogrubienie zaznaczonego tekstu
• pochylenie tekstu
• podkreślenie tekstu
• przekreślenie tekstu
• indexy dolny i górny - formatowanie przydatne podczas wprowadzania jednostek miary czy obliczeń
• usuwanie formatowania - przycisk pozwala usunąć zbędne formatowanie z zaznaczonego tekstu i przywrócenie mu naturalnego formatowania.
• kolor tekstu i kolor tła dla tekstu - opcje do bardzo rozważnego używania tylko w wyjątkowych sytuacjach, powodują bowiem że tekst staje się niespójny z resztą strony
• wyrównanie tekstu: do lewej, środka, prawej i justowanie
• wstawianie odnośnika - tym sposobem można w treści umieścić link do własnej podstrony lub cudzej strony (wtedy sugerujemy wybranie w zakładce “obiekt docelowy” opcji “nowe okno”)
• usuwanie odnośnika - pozwala usunąć link zachowując tekst
• lista numerowana
• lista punktowana
• zmniejsz/zwiększ wcięcie - te przyciski pozwalają tworzyć dodatkowe poziomy zagnieżdżenia w ramach list numerowanych i punktowanych (np. pkt 2.1)
• wstawianie cytatu - taki blok tekstu będzie miał na stronie specjalną oprawę graficzną
• wstawianie obrazka - najpierw w zakładce “wyślij” wgrywamy plik, a później ustalamy sposób jego wyświetlania.
• wstawianie tabeli
  • podczas wstawiania tabeli dostępne jest okno właściwości, w którym podawane są ilości wierszy i kolumn i dodatkowe informacje
  • po dodaniu tabeli można klikając prawym przyciskiem myszy w obszarze tabeli zobaczyć menu kontekstowe, które pozwala na zarządzanie każdą komórką, wierszem czy kolumną, możliwe jest np. scalanie komórek czy dodawanie nowych kolumn i wierszy we wskazane miejsca
• wstawianie znaku podziału - nie ma zastosowania podczas edycji stron, wstawia znak podziału strony na wydruku (od tego miejsca na wydruku zacznie się nowa strona)
• wstawianie multimediów - wstawianie osadzonych obiektów współpracujących z technologią oEmbed - dla przykładu wystarczy wkleić link do filmu na Youtube, by youtube zapewnił dokładny kod osadzający film na stronie. Podobnie można za pomocą linku osadzać wiele różnych multimediów - należy się jednak upewnić (np. eksperymentalnie) czy dany link wspiera osadzanie oEmbed.
• maksymalizuj - edycja w trybie pełnoekranowym pomaga przy dłuższych treściach

Zadania powiązane z obiektem

W widoku szczegółów wszystkich obiektów, w prawej kolumnie widoczny jest panel zadania. Panel ten pokazuje zadania niewykonane, inaczej szybko zapełniał by się mało przydatnymi informacjami archiwalnymi. Jednak czasem dostęp do tych archiwalnych zadań jest ważny, dlatego dodaliśmy link do nagłówka, który prowadzi do listy zadań z nałożonym filtrem na zadania związane z przeglądanym obiektem.

Menu akcji kontekstowych

W widoku szczegółowym obiektu, w prawym górnym rogu znajdują się ikony, Obok ikony edycji czy usuwania (widocznych, gdy operacja jest dozwolona) może pojawić się ikona menu akcji kontekstowych (z symbolem 3 kropek w pionie).

Przycisk ten grupuje dodatkowe akcje, jakie można wykonać dla obiektu, najczęściej są to operacje tworzenia powiązanych obiektów, np dokumentów albo dedykowane operacje jak np. tworzenie wypłat w rozliczeniu. 

Linkowanie do komentarzy

Prowadząc dyskusje w wielu kartach czasem zachodzi potrzeba odwołania się do tematu poruszonego w innym miejscu, często w innym obiekcie. Klikając na datę publikacji komentarza do schowka zostanie skopiowany adres url prowadzący do aktualnej strony z dyskusją. Link ten przenosi wprost do wybranego komentarza.

Widoczność numerów ID

Określanie kontaktu (np. pracownika) tylko na podstawie imienia i nazwiska w każdej z firmie z czasem robi się coraz trudniejsze. Pojawiają się osoby z tym samym imieniem i nazwiskiem, pojawiają się osoby z trudnym do wymówienia zagranicznym nazwiskiem czy imieniem - zachodzi potrzeba rozróżnienia czy szybkiego odnalezienia takich osób, a sama para imię i nazwisko przestaje wystarczać. W związku z tym Atom ERP w wielu miejscach zyskał wskazania numeru ID - czyli wewnętrznej numeracji według której system sam rozpoznaje wszelkie obiekty i relacji między nimi.

Podobnie jest z projektami - przy dużej ich liczbie z czasem pojawiają się duplikaty nazw i rozpoznawanie po samej nazwie czy ręczne dodawanie do nazw numerów się nie sprawdzają (bo taki numer jest dodany na stałe - będzie na każdym wydruku, a to raczej niepożądane.

Id obiektu można sprawdzić najeżdżając kursorem na nagłówek, wiele linków do kontaktów także po najechaniu pokazuje identyfikator, dodaliśmy też identyfikatory do kolumn w tabelach czy listach rozwijanych (gdzie dodatkowo można po nim szukać).

Jeśli istnieje potrzeba pokazania ID jakichś obiektów w listach, prosimy o kontakt z wdrożeniowcami poprzez system wsparcia.