Użytkownicy moduł HR mogą na swoim pulpicie systemu Atom ERP podglądać aktualne statystyki związane z zatrudnieniem pracowników. Statystyki informują ogólnie o obłożeniu pracownikami realizowanych projektów. Szczegółowe dane znajdują się w specjalizowanych raportach jak np. w zbiorczym harmonogramie, ale i ten box niesie przydatne informacje.
Ważne, by dobrze rozumieć źródło tych danych:
Jeśli aktywny jest moduł wielofirmowy, to podczas dodawania okresu pracy konieczne jest wskazanie która z firm odpowiada za rozliczenie z klientem tego okresu pracy. Aby jednak firma mogła rozdysponować pracownika na projekty wcześniej podpisuje z pracownikiem umowę o pracę lub pozyskuje pracownika umową outsourcingową z innej firmy. Jeśli takowe umowy istnieją, system podpowie z którą z firm pracownik w czasie okresu pracy ma umowy, co ułatwi dokonanie wyboru.
W przypadku typowym, pracownik posiada umowę z jedną z firm, co dzięki wypisaniu okresów z umową znacząco ułatwia właściwy wybór. Może jednak wystąpić sytuacja, np. w przypadku wewnętrznego podnajmu pracowników z jednej firmy do drugiej, że pracownik z jedną z firm posiada umowę o pracę a z drugą umowę pozyskania - wtedy obydwie umowy będą widoczne i w takim wypadku należy wskazać, czy do tego projektu kieruje pracownika firma zatrudniająca, czy może firma która go podnajęła.
Rozliczenia pracy pracowników zarówno z samymi pracownikami jak i z klientami agencji pracy czy pośrednictwa komplikują się nieco, gdy mamy do czynienia z pracownikami wynajętymi z ramach outsourcingu z innych firm. Sytuacja robi się jeszcze bardziej zagmatwana, gdy dostawcą pracowników jest jedna ze spółek własnych (outsourcing wewnętrzny jest możliwy wraz z modułem wielofirmowym). Obydwa te przypadki są możliwe do pełnego rozliczenia w systemie Atom ERP.
Na potrzeby omówienia najbardziej skomplikowanego z w.w. przypadków pomocne będzie określenie przykładowej sytuacji:
Z punktu widzenia pracownika sytuacja przykładowa kształtuje się następująco:
Umowa o pracę określa okres zatrudnienia i warunki czy stawki. Oprócz tego pracownik może mieć zdefiniowane stawki godzinowe w liście stawek modułu HR (np. 20zł/h).
Dokument pozyskania pracownika to dokument zawierany pomiędzy firmą własną a zewnętrznym podmiotem. Typowo taki dokument może być umową outsourcingu pracowniczego, ale może też przybierać dowolną formę prawną, a w systemie Atom ERP reprezentowany jest przez dedykowany typ dokumentu o nazwie “Umowa pozyskania pracownika”. Taki dokument, podobny do umowy o pracę, określa jaki pracownik został do firmy pozyskany i od kogo.Wskazanie "od kogo" odbywa się przez wybór firmy z listy kontaktów (sytuacja typowego outsourcingu "zewnętrznego"), dlatego tak ważne jest, by sprzedawcy byli powiązani z odpowiednimi kontaktami jeśli system ma wykryć "wewnętrzny" outsourcing. Wewnętrzny czyli wynajem pracownika następuje od jednej z własnych firm.
Różnica, z punktu widzenia systemu, pomiędzy umową z pracownikami a dokumentami pozyskania jest taka, że za rozliczenie z pracownikiem odpowiada firma go zatrudniająca, a za rozliczenie z pracownikiem zewnętrznym - jego rzeczywisty pracodawca. W omawianym przypadku pracownik otrzyma wypłatę z firmy Tetra, a firma Polit nie będzie zobowiązana do wypłaty wynagrodzenia (musi za to rozliczyć się z firmą, która pracownika dostarczyła).
Na załączonym zrzucie ekranu widać:
Dzięki tym dwóm dokumentom, obydwie firmy mogą dysponować tym pracownikiem.
Powyższy przykład obrazuje omawiany na początku skomplikowany przykład wewnętrznego podnajmu. W uproszczonym przypadku, gdyby pracownik do firmy Polit trafił z zewnętrznej firmy, a nie innej spółki własnej (tu Tetra) to wystarczający byłby tylko drugi z dokumentów. W takim przypadku jednak taki pracownik nie ma wyliczanego wynagrodzenia, bo te zapewnia mu jego pracodawca czyli całkiem inna zewnętrzna firma.
Analizując przydziały do projektów od strony pracownika, w opisywanej sytuacji mamy teoretycznie dwa przydziały:
Wraz z wprowadzoną w wersji 2.5 (wrzesień 2023) znaczną modyfikacją upraszczającą działania w takich sytuacjach, tworzenie przydziału pracownika firmy Tetra do czysto teoretycznego przecież projektu “Prace na rzecz Polit” jest teraz zbędne i niewskazane. Należy tego unikać, gdyż prowadzić może do podwójnych naliczeń i problemów na kontach księgowych). Na podstawie istnienia umów pozyskania i zatrudnienia system potrafi wykryć sytuacje wewnętrznego podnajmu i radzić sobie bez wymaganego wcześniej dodatkowego przydziału.
Pracownikiem wynajętym można więc dysponować dokładnie tak samo, jak pracownikiem bezpośrednio zatrudnionym. W edycji okresu pracy dostępny jest od wersji 2.5 mechanizm podpowiadania z którymi firmami w danym okresie (wynikającym z dat wprowadzonych w formularzu) pracownik ma umowy.
Czas pracy pracowników jest rejestrowany za pomocą kart pracy RCP. Przed wprowadzeniem wersji 2.5 konieczne było utworzenie dwóch kart pracy względem firmy wynajmującej i firmy zatrudniającej. Od wersji 2.5 wystarczy zarejestrować czas pracy względem firmy wynajmującej, czyli na rzeczywistym projekcie.
Karta pracy rejestrująca czas względem firmy Polit w projekcie “Budowa nowego obiektu” dokumentuje czas jaki mam być rozliczony z pracownikiem a także z klientem firmy Polit (jeśli zajdzie taka potrzeba).
Arkuszy posiada mechanizm weryfikacji, czy rejestrowany czas zawiera się w czasie, w którym pracownik ma z daną firmą stosowną podstawę prawną działania. Aby więc dodać czas pracy w arkuszu firmy Polit, pracownik musi mieć z daną firmą albo umowę o pracę, albo być przez tę firmę pozyskanym z innego podmiotu. W przeciwnym razie, system nie pozwoli na zarejestrowanie czasu pracy pracownika sygnalizując błąd braku podstawy prawnej czyli umowy.
W omawianym przypadku istnieją dwa tematy do rozliczenia (naliczenia):
Ponieważ istnieje tylko jedna karta pracy firmy Polit, a wynagrodzenie pracownika Witczak Hieronim ma być wypłacone przez firmę Tetra, system Atom ERP rozpoznaje taką sytuację i odpowiednio komunikuje w każdym z rozliczeń firm Polit i Tetra.
W rozliczeniu firmy Polit, która oddelegowała pracownika na projekt "Budowa nowego obiektu" widoczne są informacje o czasie jego pracy (bo będą podstawą rozliczenia z klientem firmy Polit, dla której ta realizuje projekt "Budowa nowego obiektu") wraz z ikoną sygnalizującą wykrycie wewnętrznego podnajmu
Żółta ikona w kolumnie wynagrodzenie informuje, że wynagrodzenie tego pracownika, podnajętego wewnętrznie od innej z własnych firm, zostanie z pracownikiem rozliczone w innym rozliczeniu.
Tym drugim rozliczeniem jest oczywiście rozliczenie firmy Tetra, która zatrudnia pracownika Witczak Hieronim, ale jak pamiętamy nie ma ani okresów pracy ani kart pracy które by to wskazywały. Mimo tego, system potrafi przenieść dane z rozliczenia firmy Polot do rozliczenia firmy Tetra, które wygląda tak:
Jak widać, za 160h pracy pracownika Witczak Hiernonim, w okresie 31 dniowego oddelegowania do projektu “Budowa Nowego obiektu”, wg stawki 20zł/h pracownik wypracował wynagrodzenie w kwocie 5600 zł. Dalsze rozliczenie zgodne z opisem rozliczeń pracowniczych dostępnym w bazie wiedzy.
Na tym etapie wartym odnotowania jest fakt pilnowania (od wersji 2.4, data wydania lipiec 2023) czy pracownik, który ma umowę lub został pozyskany, jest odpowiednio rozdysponowany do pracy w projektach i/lub zarejestrowano jego czas pracy w kartach RCP.
Na podstawie atrybutu “algorytm rozliczania” w umowach o pracę czy umowach pozyskania:
system potrafi zweryfikować, czy w rozliczanym okresie pracownik powinien posiadać zdefiniowane okresy pracy lub karty RCP. Jeśli ich nie posiada, obok pracownika w rozliczeniu pojawi się ikona ostrzeżenia, a zakładka błędy do której ta ikona kieruje, poinformuje o dokładnym problemie, np.:
Dzięki tym ostrzeżeniom, można uniknąć sytuacji, w której pracownik posiada umowę, jest podnajęty przez inną własną firmę, a w którejś z firm nie ma kompletu informacji rozliczeniowych.
W poprzednim punkcie, oprócz konieczności rozliczenia wynagrodzenia pracownika, wskazana została potrzeba zafakturowania klienta docelowego i opcjonalnego rozliczenia wewnętrznego pomiędzy własnymi firmami.
W rozliczeniu firmy Polit, realizującej dla klienta docelowego projekt “Budowa nowego obiektu”, w zakładce “projekty”, widoczne jest naliczenie rozrachunków względem tego klienta. W omawianym przykładzie, na podstawie ustaleń umownych o stawce w kwocie 50zł za każdą przepracowana godzinę, system wylicza kwotę 8000zł netto:
Z przykładowego wiersza w rozliczeniu (każdy projekt posiada własny wiersz w rozliczeniu) można odczytać przydatne informacje:
Tym sposobem, można zafakturować dwoma kliknięciami pracę na rzecz klienta zewnętrznego, ale również, w identyczny sposób ale z rozliczenia firmy Tetra, można wystawić fakturę pomiędzy dwoma własnymi firmami. Firma Tetra może zafakturować inną własną firmą Polit za wewnętrzny podnajem pracownika. Jest to opcjonalne i zależy od formalnego charakteru umowy pozyskania pracownika, jaką obie firmy między sobą zawarły.
Informacje poniższe dotyczą klientów, którzy korzystali z mechanizmu pracowników zewnętrznych przed wydaniem wersji 2.3 czyli przed czerwcem 2023. Nowi użytkownicy systemu Atom ERP powinni pominąć te informacje, jako nie mające na nich wpływu.
Wraz z wersja 2.3 usunięte zostało oznaczanie okresów pracy jako “praca pracownika zewnętrznego”. Te oznaczało, że pracownik nie jest w tej firmie zatrudniony, ale np. został oddelegowany z agencji zatrudnienia. Taki pracownik nie otrzymywał wynagrodzenia (bo rozliczała go zatrudniająca go agencja, która wystawiała firmie za jego pracę fakturę z tytułu outsourcingu). Było to rozwiązanie przejściowe, pozwalające rozróżnić w rozliczeniu pracowników własnych od pracowników pozyskanych w ramach outsourcingu. Kłopot z tym rozwiązaniem polegał na tym, że:
Dlatego usunęliśmy te oznaczenia, a system czerpie wiedzę o tym, czy pracownik w danym okresie jest pracownikiem zewnętrznej firmy czy nie, z nowego rodzaju “umowy” pozyskania pracownika. Cudzysłów wokół słowa “umowa” jest nieprzypadkowy. Znaczenie tego dokumentu jest zbliżone do umowy z pracownikiem, ale nie jest to faktycznie podpisywana z pracownikiem umowa. Może to być dokument wewnętrzny, protokół pozyskania pracownika z firmy outsourcingowej - forma prawna nie ma tu znaczenia. Ważne jest, że zapisywane są okoliczności kto od kogo i na jaki okres pozyskał wskazanego dokumentem pracownika. Jeden taki dokument może zastąpić wiele wpisów w okresach pracy, gdyż dokument taki nie musi posiadać daty końca ważności, co stanowi potwierdzenie pozyskania pracownika na czas nieokreślony.
Wraz z wydaniem nowej wersji 2.3 stare dane (usuwane oznaczenie jako pracownik zewnętrzny) zostały automatycznie zastąpiono wygenerowanymi automatycznie dokumentami pozyskania pracownika. Dla każdego pracownika, który występował w okresach pracy z oznaczeniem “pracownik zewnętrzny” utworzona został dokument (lub dokumenty) pokrywające czas jego pracy w ramach outsourcingu. Dokumenty te nie wskazują od kogo pracownik został pozyskany, bo wcześniej system takiej informacji nie gromadził, można te dane jednak uzupełnić.
W przypadku klientów z modułem wielofirmowym, w których wykorzystywane było udostępnianie pracowników pomiędzy własnymi firmami, konieczne jest wprowadzenie dodatkowych danych. Nie możliwym było, by za pomocą jednego okresu pracy wskazać własną firmę która rozlicza zatrudnienie i jednocześnie inną, która fakturuje pracę klientowi zewnętrznemu. Okresy pracy nie są miejscem na takie deklaracje, a teraz, po dodaniu nowych dokumentów/umów wszystko zależy od tychże właśnie dokumentów pozyskania.
W przypadku, gdy pracownik własny jest przez jedną firmę oddelegowywany do pracy w innej własnej firmie, a dopiero tam jest oddelegowywany do pracy w projekcie zewnętrznego klienta należy obydwa przypadki odpowiednio wprowadzić w postaci dwóch przypisań (okresów pracy) z dwóch firm do różnych projektów. Pierwszy okres pracy stanowić będzie przypisanie w firmie zatrudniającej pracownika do projektu związanego z inną własną firmą. Na podstawie tego przypisania będzie rozliczane wynagrodzenie pracownika przez tą firmę, i w tym projekcie pracownik powinien mieć zarejestrowaną kartę RCP. Drugi okres pracy będzie taki sam, jak dla pracowników pozyskanych z zewnętrznych źródeł - druga firma, która pozyskała pracownika z pierwszej, deleguje go do pracy w projekcie klienta. I na podstawie czasu pracy zarejestrowanego w karcie RCP drugiej firmy w projekcie klienta zewnętrznego nastąpi fakturowanie klienta końcowego. W takim zapisie możliwe jest także zafakturowanie 2-giej z własnych firm przez 1-szą, za użyczenie im pracownika. Choć może się to wydawać zwiększeniem biurokracji, to tylko takie pełne odzwierciedlenie relacji jednego pracownika z dwoma własnymi firmami pozwala na pełne obsłużenie jego pracy przez obydwa podmioty. Wcześniej nie było to możliwe, a uproszczenia prowadziły w takich przypadkach do kłopotów np z automatycznym wczytywaniem pracowników do kart RCP (gdyż formalnie pracownicy nie byli przypisani do wykonywanych projektów).
Informacje poniższe dotyczą klientów, którzy korzystali z mechanizmu pracowników zewnętrznych przed wydaniem wersji 2.5 czyli przed wrześniem 2023. Nowi użytkownicy systemu Atom ERP powinni pominąć te informacje, jako nie mające na nich wpływu.
Zasadnicze zmiany w zakresie pracowników zewnętrznych (w tym pozyskanych z innych własnych firm) w tej wersji sprowadzają się do:
Dotychczas w systemie funkcjonowały dokumenty oddelegowań. Ich zastosowaniem było informowanie pracownika o dacie i celu wyjazdu służbowego. Taki wyjazd nie zawsze oznacza, że jest to delegacja w rozumieniu prawa (do tego potrzeba odpowiedniej formy zatrudnienia, wyjazdu poza miasto siedziby firmy i kilku innych aspektów). Pojawiła się jednak potrzeba zbierania informacji o tym, czy w danym czasie pracownik był na delegacji. W oddelegowaniu pojawił się nowy atrybut, oznaczony “delegacja”, wraz z adnotacją, że jego zaznaczenie spowoduje naliczenie stawek dziennych w rozliczeniu.
Dzięki informacji o tym, że dany pracownik w czasie oddelegowania był na formalnej delegacji, system może w rozliczeniu wyliczyć nowe wartości, jak:
Jak wszystkie wyliczane wartości, także i te nowe trafiają do eksportu z rozliczenia, pozwalając przekazać stosowne informacje do biura rachunkowego czy działu kadr.
Nie wszyscy korzystają z rozliczenia opartego o okresy pracy i oddelegowania. Wiele firm prowadzi szczegółową ewidencję czasu pracy z wykorzystaniem kart pracy. W tym celu wprowadziliśmy alternatywny sposób definiowania dni delegacji, mianowicie należy do karty pracy, na której wszyscy pracownicy są w delegacji, dodać odpowiednio skonfigurowany składnik wynagrodzenia. Dzięki dodaniu takiej jednej pozycji do listy składników na karcie pracy, system sam wyznaczy dni w delegacji w oparciu o dni pracy (z zarejestrowanymi godzinami pracy).
Istnieje też możliwość innego zdefiniowania tego składnika, np. tak, by okresy bez pracy (np. weekendy) były uwzględniane w delegacjach (wymaga to wtedy ręcznego samodzielnego definiowania, czy dany dzień to jest czy nie jest delegacja)
Obydwa sposoby gromadzenia danych o delegacjach mają na celu ewidencjonowanie dni w delegacji bez konieczności prowadzenia dodatkowych list, które mogły by trudne w utrzymaniu spójności (korekta okresu pracy bez korekty okresu delegacji powodowałaby spore zamieszanie).
Rozliczenie zbiera dane z w.w. źródeł i wylicza jego kwotowy odpowiednik:
Przeliczenie dni w delegacji na wartość zarobku następuje w oparciu o stawkę diety. Stawki typu dieta mogą być wspólne dla wszystkich pracowników, albo indywidualne (jeśli pracownik nie ma stawki indywidualnej, zastosowana będzie stawka ogólna).
Składki mogą być rozbite na kilka pozycji (osobno dieta, osobno ryczałt itd) lub zapisane jako jedna pozycja. Składki zależne od kraju delegacji pojawią się w późniejszych wersjach.
Grupowe tworzenie nowych okresów pracy działa tak, że tworzy dla pracowników z wybranych do operacji grupowej okresów nowe okresy, zamykając istniejące. To jest dość nietypowa operacja grupowa, ponieważ zmienia nie tylko rekordy wybrane do operacji grupowej. Z listy okresów wybranych pozostawiania są jedynie unikalni pracownicy i dla każdego z nich zakładany jest nowy wpis z okresem pracy według założeń podanych w formularzu. Ponieważ dany pracownik, w kontekście danej firmy (moduł wielofirmowy), może mieć w danej chwili tylko jeden okres pracy typu “praca”, to wszystkie istniejące a kolidujące z nowo dodanym okresem okresy należy skrócić. Jeśli pracownik ma otwarty okres pracy od 1.01, bez daty końca, a dodamy mu nowy z datą 15.03, to dotychczasowy zostanie zamknięty z datą poprzedzającą start nowego, czyli 14.03. Jest to może nietypowe zachowanie operacji grupowej, ale kompletnie spodziewane, w temacie oddelegowywania pracowników np. na nowy projekt. Odfiltrowujemy pracowników aktywnych na jednym projekcie i operacją grupową tworzymy im nowe przydziały do projektu, automatycznie zamykając wszystkie stare.
Operacja grupowa, związana z wyłącznie zakańczaniem okresów pracy. W odróżnieniu do operacji grupowego dodawania okresów, ta działa już typowo, wyłącznie na wybranych do operacji grupowej okresach. Wszystkie one mają ustawiony koniec ważności na wskazaną datę. Przydaje się to w przypadku, gdy na projekcie pracuje wiele osób, a ich okresy pracy nie mają podanej daty końca. Gdy następuje zakończenie projektu, wszystkie przydziały powinny być zamknięte, a pracownicy rozdysponowani na kolejne projekty.
Przykładowe składniki wynagrodzenia na potrzeby np. rozliczenia pracowników w oparciu o karty pracy RCP
Rozliczenie posiada wbudowany mechanizm samokontroli wykonania poszczególnych etapów koniecznych do właściwego rozliczenia. Jest to 9 punktów widocznych na karcie "przegląd" rozliczenia.
Ogólnie, jeśli pracownik ma na dany dzień przydział, to za dany dzień dostaje wynagrodzenie. Połówki i całe dni są odejmowane gdy, wg. oddelegowania ma miejsce któraś z sytuacji:
Cenniki to dodatkowe dokumenty, które mogą być wiązane z umowami, np. z klientami. Ideą cennika jest uproszczone wskazywanie w umowach większej liczby opłat, które dotyczą klienta. Cenników może być wiele, niektóre umowy mogą korzystać z jednej wersji, inne z drugiej. Cennik składa się z pozycji, a te pozycje poza nazwą, walutą i ceną są definiowane poprzez wskazanie momentu naliczenia - na początku lub końcu okresu. Tym okresem dla umów z klientami jest okres trwania oddelegowania pracownika do klienta. O tym w kolejnych punktach.
Jeśli zostaną zdefiniowane cenniki powiązane z umowami z klientami, to w formularzu edycji/tworzenia takiej umowy, na dole, pojawi się sekcja "Cennik" z polem wyboru jednego ze zdefiniowanych cenników. W momencie wskazania cennika z listy, poniżej pola wyboru zaczytane zostaną pola z kwotami pozycji tego cennika. Kwoty te można dla danej umowy nadpisać, po prostu je edytując. Jeśli więc w cenniku pozycja "transport dodatkowy" ma koszt 50 PLN, to możemy w umowie zmienić go na dowolny inny koszt (np 60 PLN czy nawet 0 PLN). Po zapisaniu umowy ceny zostają zapamiętane wraz z nią, i nie zmieniają się już ze zmianą cen w tym cenniku. Jeśli chcemy zaktualizować ceny na umowie, należy ponownie wskazać cennik, wtedy ceny zostaną zaczytane z jego aktualnej wersji.
Umowa określała koszty dla klienta, a dokumentem który określa ile razy daną pozycję klientowi naliczyć jest oddelegowanie. Jeśli z klientem jest powiązana umowa z cennikiem, to w edycji oddelegowania pokaże się sekcja "Naliczenia dla pozycji cennikowych z umów" - z taką listą pól, jaką miał cennik powiązany z umową. W te pola wpisujemy ilość naliczeń każdej z pozycji. Należy pamiętać, że każda pozycja cennika miała określony moment naliczenia - początek lub koniec okresu oddelegowania. Jeśli więc oddelegowanie obejmuje okres kilku miesięcy pewne pozycje zostaną klientowi zafakturowane w rozliczeniu obejmującym początek oddelegowania, inne w rozliczeniu obejmującym jego koniec. Jeśli wpiszemy w pole "Transport dodatkowy" wartość "5" to w stosownym rozliczeniu pokaże się naliczenie rozrachunku dla klienta na 5x koszt zdefiniowany w umowie dla tejże pozycji cennika.
Raport urodzin pomaga odnaleźć w bazie kontakty na podstawie ich dat urodzenia. Można wyszukać kontakty które mają urodziny w dowolnym wskazanym okresie (dokładny dzień lub wybrany miesiąc). Wśród filtrów dostępne są ograniczenia na typ kontaktu (pracownik, osoba), role kontaktu (dostawca, współpracownik, itp) czy na tagi (np kontakty otagowane VIP)
Oprócz raportu dostępny jest widget na pulpit, który pokazuje na 14 dni do przodu urodziny wszystkich kontaktów w bazie.
Raport KRAZ-IDS służy obliczeniu wartości pomocnych przy wypełniania druku o tej samej nazwie czyli Informacji o działalności agencji zatrudnienia w zakresie świadczenia na terytorium RP usług pracy tymczasowej. Zawężony jest do punktów 5.1, 5.2 i 5.3 deklaracji.
Poszczególne wartości wyliczane są wg. następujących zasad
W systemie Atom ERP z modułem HR funkcjonują równolegle dwie metody rozliczania pracowników - na podstawie kart pracy (czyli wg przepracowanych godzin) oraz na podstawie dniówek (czyli wg okresów pracy). W pierwszym przypadku pracownikowi rejestrowany jest dokładny czas pracy (np. co do minuty) a dodatkowo wskazywane są składniki wynagrodzenia, które na podstawie tego czasu mają być naliczone - tym sposobem z zarejestrowanych 8h czasu pracy można odjąć kwadrans na przerwy albo dodać premię 50% lub 100% za pracę w soboty i niedziele. W drugim przypadku podawany jest okres pracy, a w tym okresie obowiązuje stawka z umowy. Pierwsze podejście sprawdza się świetnie przy pracownikach fizycznych, drugie przy pracownikach biurowych albo w specyficznych zawodach jak całodobowa opieka nad osobami starszymi.
Składnik wynagrodzenia, do użycia w kartach pracy a dotyczący urlopów, można dodać w ustawieniach, a powinien on wyglądać np. tak:
Widać w ustawieniach, że w weekendy urlop nie przysługuje, a w dni robocze odpowiada 8h pracy - oczywiście konfigurację składnika można dostosować do własnych potrzeb.
Jeden temat stanowi rozliczanie urlopów (w tym punkcie omawiamy podejście z kartami pracy) a osobnym tematem jest ich planowanie i ewidencja. W tym zakresie, niezależnie od wyboru rozliczeń w oparciu o karty pracy czy okresy pracy - konieczne jest planowanie okresów urlopowych w postaci okresów pracy. W rozliczeniu w oparciu o karty pracy, okresy te nie wpływają na naliczenia wynagrodzenia, ale ułatwiają planowanie urlopów czy ewidencjonowanie urlopu pracownika. Dlatego sugerujemy, by każdy urlop miał swój odpowiednik w postaci planowanego okresu pracy:
Dzięki temu, na karcie pracownika widoczne będą przydziały wraz z okresami urlopowymi, np.:
W przypadku rozliczeń opartych o karty RCP okres pracy może, ale nie musi być wyłączony z okresu pracy na projekcie. W widocznym na zrzucie ekranu przykładzie, okres pracy nie jest przerywany okresami urlopu, a jedynie urlop odbywa się niejako w ramach pracy na projekcie. Takie podejście jest możliwe dlatego, że rozliczenie następuje w oparciu o karty pracy i tam wskazane dni i godziny do rozliczenia. Jednak takie uproszczenie powoduje, że urlopy nie są widoczne jako “dziury” w obłożeniu projektów. Warto więc z takim uproszczeniem uważać, gdyż może doprowadzić do problemów w planowaniu obłożenia projektów. Bezpieczniejszym podejściem będzie tworzenie okresów urlopowych rozłącznych z okresami pracy - tak jak to jest wymagany podczas rozliczania opartego właśnie o okresy pracy. Ale o tym w kolejnym rozdziale.
W przypadku pracowników rozliczanych w oparciu o karty pracy, gdzie dokładnie przepracowany każdego dnia czas jest skrupulatnie rejestrowany, najlepiej spisują się arkusze karty pracy, dotyczące urlopów na danym projekcie.
Można dodać, do standardowej karty pracy, dodatkowy arkusz godzinowy z jednym składnikiem wynagrodzenia - urlopem. Takie rozwiązanie ma ten plus, że wszystkie rozliczenia dotyczące danego projektu są w jednym arkuszu - zarówno praca jak i urlopy. Drugim atutem tego rozwiązania jest fakt, że z automatu w projekcie są dodani wszyscy pracownicy projektu, więc nie trzeba dodawać osób, jedynie wskazać kiedy który z pracowników był na urlopie
W przykładzie, dla pracownika Adamczyk Emilia dodano informację o 7 dniach urlopu, przy czym dwa z tych dni przypadają na weekend. W rezultacie system przeliczy, zgodnie z definicją składnika wynagrodzenia urlop w dzień roboczy na 8h, a w dni wolne nic nie naliczy.
Dalej, czas pracy zarejestrowany np. dla składnika godziny pracy, jak i ten wyliczony dla urlopów będą traktowane identycznie.
Istnieje możliwość, by zamiast dodawać w każdym projekcie arkusz związany z urlopami, dodać jeden zbiorczy arkusz do osobnej karty pracy. Takie rozwiązanie ma ten plus, że wszystkie urlopy są w jednym miejscu, ale jest też kilka minusów:
Takie podejście ma swoje wady, ale czasami jest przydatne. Przed zastosowaniem sugerujemy konsultacje z wdrożeniowcami Atom ERP, by odpowiednio dobrać rozwiązanie do Państwa indywidualnych potrzeb.
Jeśli klient jest fakturowany za czas pracy pracowników na jego projekcie (wariant częsty w firmach dostarczających pracowników) to do rozliczenia z klientem zbierane są wyłącznie godziny zarejestrowane w składaniu wynagrodzenia “godziny pracy”. Czas godzinowy, naliczony za dni urlopowe pracownikom, nie powiększy w tym przypadku czasu pracy przepracowanego dla klienta. Ten zostanie zafakturowany za faktycznie przepracowane dla niego roboczogodziny.
W tym wariancie nie wykorzystuje się składników wynagrodzenia, nie ma więc potrzeby definiowania składnika urlopowego jak to pokazano w punkcie dotyczącym urlopów w kontekście kart pracy. W podejściu opartym o okresy pracy, zakładane jest naliczenie dniówki zgodnie z umową za każdy dzień pracy.
Ewidencja urlopów odbywa się tak samo jak w poprzednim wariancie, poprzez planowanie okresów pracy typu urlop:
W tym jednak wypadku, ma znaczenie, czy urlop będzie stanowił przerwę w okresie pracy, czy też będzie nałożony na dany okres pracy.
W rozliczeniu opartym o okresy pracy wynagrodzenie przysługuje za każdy dzień okresu typu “praca”. Jeśli więc pracownik ma za urlop otrzymać wynagrodzenie jak za dzień pracy - urlop powinien być dodany bez przerywania okresu typu praca. Jeśli jednak pracownikowi nie przysługuje płatny urlop - wtedy okres urlopu musi stanowić przerwę w okresie pracy.
W obu wariantach - rozliczaniu względem kart pracy lub okresów pracy - kluczowe jest tworzenie okresów pracy z urlopami. Czy będą one rozliczane wprost czy przez karty pracy określane jest dla każdego pracownika na poziomie umowy, ale sposób planowania ich w firmie powinien być jednolity. Dzięki temu, w rejestrze okresów pracy możliwe jest wskazania w filtrach, by pokazane zostały wyłącznie okresy typu “urlop” i to z dowolnego przedziału czasu, a to, wraz z eksportem, pozwala przygotować listę urlopów dla oczekujących tej informacji pracowników kadr i płac.
Pracownicy w systemie Atom ERP są podzbiorem osób znajdujących się w bazie kontaktów firmy. Posiadają oni dedykowane dla nich funkcje i obiekty takie jak okresy pracy, umowy czy rozliczenia, które mogą być powiązane wyłącznie z pracownikami, nie występują natomiast dla osób lub firm. Nie każdy pracownik jest użytkownikiem systemu. Użytkownicy posiadają specyficzne uprawnienia i role w systemie, co jest istotne dla zarządzania danymi oraz administracji firmy.
Menu w górnej belce (1) - w górnej belce po prawej stronie widoku listy “pracownicy” widzimy menu, które pozwala na przeprowadzanie operacji związanych z listą.
Są dwie metody śledzenia zmian w obiekcie: manualna oraz automatyczna. Metoda manualna polega na zaobserwowaniu obiektu lub listy poprzez kliknięcie ikony oka w pasku narzędziowym obiektu. Automatyczne obserwowanie obiektu zachodzi w odpowiedzi na określone wydarzenia w systemie.
Mechanizm eksportu obejmuje wyświetlaną listę, czyli uwzględnione są zastosowane filtry. Każdy eksportowany obiekt zawiera pełen zakres atrybutów, które go charakteryzują. W przypadku atrybutów wiążących się z innymi obiektami eksport uwzględnia identyfikator (id) oraz nazwę powiązanego obiektu, co ułatwia analizę. Wyeksportowane zawierają również informacje o tym, kto i kiedy dokonał ostatnich zmian w danym obiekcie.
Filtry (2) - widok listy pracowników można filtrować przy użyciu różnych filtrów. Często filtry są specyficzne dla różnych list. Lista pracowników również posiada swoje unikalne filtry takie jak np. status zatrudnienia. Dzięki obecności filtrów w łatwy i intuicyjny sposób możemy szukać pracowników, którzy spełniają konkretne kryteria. Opcja ta posiada szerokie możliwości, np.
Wszystkie możliwości filtrów opisane zostały w artykule Filtry.
Kolumny (3) - układ kolumn w liście jest edytowalny, a żeby dokonać edycji, należy skontaktować się z wdrożeniowcem. Niektóre kolumny można sortować np. po dacie lub alfabetycznie. Aby posortować kolumnę, należy kliknąć trójkąt znajdujący się po prawej stronie pierwszego wiersza kolumny. Klikając na wiersze listy, zostaniemy przekierowani do widoku pracownika. Z poziomu widoku listy możemy dokonać zmian w formularzu pracownika, klikając prawym przyciskiem myszy w wybrany wiersz.
W widoku listy pracowników, na której widoczne są konfigurowalne obiekty, w tym przypadku “pracownicy”, można dokonać operacji grupowych. Żeby wykonać operacje grupowe, należy kliknąć przycisk suwaków znajdujący się po prawej stronie górnej belki.
Po kliknięciu zostajemy przekierowani do widoku listy z możliwością zaznaczenia konkretnych pracowników, względem których mają zostać podjęte akcje. Klikając zaznaczenie w pierwszym wierszu lisy, zaznaczymy wszystkich pracowników, którzy znajdują się na liście. Po wybraniu pracowników, których ma dotyczyć operacja grupowa, klikamy ikonę “zatwierdź” znajdującą się w prawym górnym rogu.
Po zatwierdzeniu zostajemy przekierowani do widoku wyboru akcji, którą chcemy wykonać.
Wraz z funkcją pobierania grupowego dokumentów wprowadzone zostały podobne operacje, w których kontekstem jest lista pracowników lub okresów pracy (ponieważ ta lista posiada filtr projektu). Grupowe pobieranie dokumentów pracownika sprowadza się do wybrania do operacji pracowników (wprost, lub ich okresów pracy) i określenia jakie typy dokumentów mają zostać zrzucone do archiwum.
W przypadku pracowników, operacja posiada dodatkową, względem eksportu dokumentów, funkcjonalność dołączania zdjęć pracowników. Jest to częsta potrzeba np. podczas kompletowania dokumentów jakie należy wysłać wraz z pracownikiem podczas jego oddelegowywania.
W rezultacie operacji, otrzymamy plik archiwum ZIP z plikami zbudowanymi tak, jak opisano wcześniej przy okazji operacji grupowego pobierania dokumentów.
Operacja grupowej edycji tagów pozwala na zmianę, dodanie lub usunięcie tagów w wybranej grupie pracowników. W pierwszej kolejności należy wybrać akcję, którą chcemy podjąć względem wybranej grupy, a następnie wybrać tagi, które chcemy dodać/usunąć. Warto wspomnieć, że wybierając z listy tagi, możemy wybrać więcej niż jedną pozycję.
Operacja grupowej edycji statusu pozwala na grupową zmianę statusów pracowników. Po wybraniu tej opcji widzimy ilość pracowników o danym statusie, którzy znaleźli się w zaznaczonej grupie. Dla każdej grupy statusów możemy wybrać akcję, którą chcemy wykonać względem pracowników do niej należących. Po wykonaniu wybranych akcji każdy pracownik należący do wybranej grupy otrzyma nowy status. Na przykładzie poniższej grafiki, edycji podlega grupa trzech osób, dwie osoby o statusie “zwolniony” oraz jedna o statusie “do zwolnienia”. Wykonując operację grupowej zmiany statusu, zmieniamy status osobom o wybranych statusach na inny status, a więc pracownikom o statusie “zwolniony” na status “do zatrudnienia” a pracownikowi o statusie “do zwolnienia” na status “zwolniony”.
Operacja grupowej wysyłki wiadomości pozwala na wysłanie wiadomości e-mail lub SMS do wybranych pracowników. Wiadomości te można napisać samemu lub skorzystać z dostępnych szablonów. Tworzenie i dodawanie szablonów zostało opisane w osobnym artykule Szablony. Szablony wypełniają się automatycznie dzięki użyciu metatagów. Do wiadomości można również dołączyć załączniki oraz wysłać kopię do siebie.
Operacja grupowego dodawania okresów pracy pozwala na grupowe utworzenie okresów pracy dla pracowników pracujących przez określony czas nad np. danym projektem. Grupowe tworzenie nowych okresów pracy działa tak, że tworzy dla pracowników z wybranych do operacji grupowej okresów nowe okresy, zamykając istniejące. To jest dość nietypowa operacja grupowa, ponieważ zmienia nie tylko rekordy wybrane do operacji grupowej, ale także te okresy pracy, które u pracownika kolidują z nowym okresem. Odfiltrowujemy pracowników aktywnych na jednym projekcie i operacją grupową tworzymy im nowe przydziały do projektu, automatycznie zamykając wszystkie stare. Jeśli więc pracownik miał przydział do projektu X bez terminowo, a teraz operacja grupową przypiszemy go do projektu Y od dnia jutrzejszego, to okres pracy w projekcie X zostanie skrócony do dnia dzisiejszego.
Operacja grupowego dodawania do rekrutacji pozwala dodać pracowników do istniejącej już rekrutacji. Przed dodaniem pracowników do rekrutacji możemy użyć filtrów i zawęzić tę grupę tylko do tych pracowników, którzy spełniają wymaganie kryteria. Pracowników możemy również odfiltrować ręcznie na pierwszym etapie operacji grupowej, lub wybrać wszystkich.
Operacja grupowego tworzenia wypłat pozwala nam stworzyć pustą listę wypłat dla wybranych pracowników. Po wybraniu tej opcji i kliknięciu “utwórz wypłatę” zostajemy przeniesieni do formularza tworzenia wypłat. Warto wspomnieć, że operacja grupowego tworzenia wypłat jest jedynie dodatkowym mechanizmem, natomiast tworzenie wypłat powinno odbywać się z poziomu rozliczenia.
Po wybraniu tej opcji i kliknięciu przycisku "utwórz wypłatę", przeniesieni zostajemy do formularza, który umożliwia tworzenie wypłat. Należy jednak pamiętać, że możliwość grupowego tworzenia wypłat stanowi jedynie dodatkowy mechanizm ułatwiający proces, natomiast główne tworzenie wypłat powinno odbywać się bezpośrednio z poziomu rozliczenia.
Widok strony pracownika można podzielić na pięć sekcji:
Żeby dodać nowego pracownika, należy kliknąć “+” w prawym górnym rogu widoku listy pracowników.
Natomiast, żeby edytować dane istniejącego już pracownika, należy kliknąć ikonę ołówka w prawym górnym rogu. Lub kliknąć prawym przyciskiem myszy w wiersz wybranego pracownika w widoku listy pracowników i wybierając “edytuj” z menu kontekstowego.
Oba sposoby przekierują nas do edycji pełnego formularza pracownika.
Formularz edycji pracownika składa się z kilku części:
Powyższe zakładki są zakładkami domyślnymi, które dostarczane są wraz z podstawową wersją systemu. Z czasem rozwijania rozwiązań systemowych można dodawać kolejne zakładki np. zakładkę “do CV”(6) oraz dodatkowe pola, które mają się w niej znajdować.
W bocznym menu znajdującym się w górnej belce znajduje się menu kontekstowe, które otworzyć można, klikając przycisk trzech kropek.
Po kliknięciu otwiera się menu akcji kontekstowych, które możemy podjąć względem danego pracownika.
Jeżeli w widoku pracownika nie ma zakładki “rachunki bankowe” po wybraniu akcji “dodaj rachunek bankowy” z menu kontekstowego zostanie ona utworzona. Zakładki w widoku pracownika są widoczne dopiero wtedy kiedy są powiązane z nimi jakieś obiekty. Dlatego pierwszy obiekt danego rodzaju należy dodać, korzystając z menu kontekstowego.
W systemie Atom ERP samemu można tworzyć stanowiska dla pracowników. Żeby to zrobić, należy wejść w ustawienia, a następnie w sekcji “kontakt” wybrać przycisk “stanowiska”. Z tego miejsca możemy dodać nowe stanowisko pracy klikając “+” w prawym górnym rogu.
Tak uzupełniona lista stanowisk jest widoczna np. podczas wyboru zawodu w formularzu pracownika. Wypełniając pole zawód w pełnym formularzu pracownika, należy wskazać zawód pracownika, z którym przychodzi do firmy. Zawód (1) powinien odpowiadać wykształceniu pracownika, a nie stanowisku, na jakim pracuje. Bieżące stanowisko (2) określa się w okresach pracy.
Do dokładniejszego określenia czym zajmuje się pracownik w danej firmie, służą okresy pracy. Możemy w nich określić stanowisko pracownika w danym okresie pracy.
Automatyczny status zatrudnienia to funkcjonalność, która pozwala, na podstawie istnienia umów o pracę, prezentować aktualny status zatrudnienia pracownika. To, czy dany dokument wpływa na status zatrudnienia, zależy od statusu obiegu dokumentu - można ustawić system tak, by już szkic dokumentu umowy wpływał na status zatrudnienia, można także szkice dokumentów ignorować, i analizować je dopiero od kolejnego etapu. Modyfikację statusów zatrudnienia można zmieniać wraz z wdrożeniowcem.
Informacje o statusie zatrudnienia są widoczne w nowym panelu na karcie pracownika oraz w nowej kolumnie na liście pracowników. Lista pracowników posiada nowy filtr, który pozwala szukać pracowników wg statusu zatrudnienia.
Status zatrudnienia jest wyliczany według następujących zasad:
W systemie Atom ERP możliwe jest tworzenie szablonów, których można używać dla wielu pracowników. Jak tworzyć wydruki na podstawie szablonów opisujemy w osobnym artykule “Wydruki na podstawie szablonów”.
Dzięki opcji tworzenia wydruków na podstawie szablonów mamy szybki dostęp do dokumentów pracowniczych, które generują się dla każdego pracownika automatycznie wg. wcześniej przygotowanych szablonów. Szablony można tworzyć samemu lub z pomocą wdrożeniowca.
W przypadku agencji pracy/agencji pośrednictwa pracy/agencji opieki bardzo pomocne są szablony karty profilowej. Szablony te na podstawie danych uzupełnionych w formularzu pracownika tworzą jednakowe dla wszystkich pracowników CV, które można wysłać do klienta, któremu chcemy zaoferować danych pracowników.
Wydruki na podstawie szablonów są wyjątkowo przydatne w przypadku kiedy firma wymaga określonych dokumentów pracowniczych. Wygenerowanie takiego dokumentu zajmuje kilka chwil. Dla każdego z pracowników dokument jest spójny graficznie i wypełniony danymi pracownika.
Kolejnym ważnym zastosowaniem tej funkcji jest tworzenie dokumentów, które sa jednorazowymi wydrukami. Takie wydruki, zamiast być trwale zarchaizowane jak dokumenty typu umowa, muszą być z każdym pobraniem aktualne. Idealnym przykładem jest np. wydruk bieżących danych adresowych.
Żeby stworzyć wydruk dla pracownika, należy kliknąć ikonę drukarki znajdującą się w menu po prawej stronie górnej belki i wybrać szablon, który nas interesuje. Po kliknięciu odpowiedniego rodzaju wydruku zostanie on wygenerowany na podstawie danych pracownika i pobrany w formie pliku pdf.
Przykładowe możliwości szablonów wydruków realizowanych w systemie Atom ERP:
Dyskusje i notatki dotyczące pracownika (4) są widoczne w zakładce przegląd. W tej zakładce są również widoczne wszystkie aktywności dotyczące pracownika. Żeby dowiedzieć się więcej o możliwościach związanych z prowadzeniem dyskusji i notatek zapraszamy do zapoznania się z artykułem “Komentowanie”. Co istotne, z zakładki przegląd możemy wysyłać do pracowników e-maile oraz SMS-y. Żeby to zrobić, należy wybrać ikonę listu/telefonu.
Wiadomości z tego poziomu możemy wysyłać zarówno do pracowników jak i do osób powiązanych z danym pracownikiem np. przełożonych. Wysyłając wiadomość, również możemy skorzystać z szablonów.
Po prawej stronie widoku pracownika dostępne są różne panele. Panel załączniki (1) pozwala na przechowywanie załączników związanych z pracownikiem. Załącznikami mogą być pliki w różnych formatach np. pdf, mp3, mp4. W tym panelu nie należy jednak przechowywać związanych z danym pracownikiem dokumentów, ponieważ wtedy tracimy informacje o typie, znaczeniu czy okresie ważności takiego “dokumentu”. Rolą załączników jest gromadzić dowolne materiały, niebędące dokumentami. Na dokumenty przewidziano w karcie pracownika dedykowaną zakładkę.
Zadania w systemie odzwierciedlają, co dany użytkownik ma do zrobienia. Ich pełna funkcjonalność została opisana w artykule “Zadania”. W panelu “Zadania” (2) widocznym w widoku pracownika są wyświetlone zadania, które dotyczą danego pracownika. Co ważne należy wziąć pod uwagę, że najczęściej pracownik nie jest użytkownikiem systemu, a więc zadania, które wyświetlają się w tym panelu, nie są do realizacji przez niego, tylko jego dotyczą.
Obiekty w systemie można ze sobą powiązać (3), co ułatwia poruszanie się w systemie. Dokładny opis powiązań obiektów znajduje się w artykule “Obiekty powiązane”. Jednak w kontekście pracowników można wyszczególnić rolę powiązań w konkretny sposób. Pracownik zazwyczaj nie jest pozostawiony sam sobie, a więc musi być on powiązany z daną osobą np. przełożonym. Dzięki takim powiązaniom na pierwszy rzut oka widzimy, z jakimi osobami jest powiązany dany pracownik. Nie odnosi się to jednak tylko do pracowników, ponieważ w widoku przełożonego w prosty sposób możemy zobaczyć jakie osoby są przez niego nadzorowane.
Rachunki bankowe posiadają swoją własną zakładkę w widoku pracownika. Jeżeli nie ma takiej zakładki, należy dodać nowy rachunek bankowy za pomocą menu kontekstowego znajdującego się w menu po prawej stronie górnej belki. W widoku listy rachunków bankowych widoczne są numery bankowe oraz informacje z nimi związane.
Rachunki bankowe można wiązać z typami rachunków bankowych. To znaczy, że jeżeli ktoś posiada kilka kont bankowych, możemy nadać im odpowiedni typ, co w łatwy sposób pomoże nam wybrać odpowiedni rachunek bankowy podczas robienia przelewu. Żeby ustalić listę typów rachunków bankowych, należy wejść w ustawienia, a następnie w zakładce “Kontakt” kliknąć w kartę “Typy rachunków bankowych”
W tym widoku możemy dodać nowy typ rachunku bankowego klikając “+” w prawym górnym rogu. Lista typów rachunków bankowych jest edytowalna. Jej kolejność nie jest przypadkowa, ponieważ w takim ustawieniu będą się wyświetlać podczas wyboru konta bankowego. Żeby przesuwać elementy między sobą, należy złapać ikonę strzałek i przeciągnąć element.
Rejestr typów rachunków bankowych jest istotny kiedy wypłatę wypłacamy w dwóch częściach np. złotówkach i euro. Dzięki temu rozwiązaniu w prosty sposób możemy przypisać pracownikowi konta, na które mają być wypłacane pieniądze.
Podczas dodawania nowego typu rachunku można zaznaczyć opcję “jedno konto jednego typu”. Spowoduje to, że każdy pracownik będzie mógł mieć przypisany w systemie tylko jeden rachunek bankowy danego typu.
Żeby dodać nowy rachunek bankowy, należy wejść w zakładkę “Rachunki bankowe” i kliknąć “+” znajdujący się w prawym górnym rogu zakładki.
Po kliknięciu “+” należy uzupełnić formularz w oknie dialogowym i zatwierdzić. Po wprowadzeniu rachunku bankowego do systemu zostaje przeprowadzona weryfikacja poprawności numeru na poziomie norm jego budowy. Jeżeli numer rachunku nie jest poprawny pod względem przyjętych norm, zostanie wyświetlony błąd. Rozwiązanie to pomaga uchronić użytkowników przed ewentualnymi błędami podczas wpisywania długich numerów kont. Jeżeli wybraliśmy opcję “jedno konto jednego typu” a pracownik posiada już konto tego typu, również zostanie wyświetlony błąd. Jeżeli wszystkie informacje zostaną wprowadzone poprawnie, rachunek zostanie dodany do pracownika.