Podstawowe dokumenty

Moduł podstawowy umożliwia zarządzanie dokumentami poprzez wprowadzenie bazowej funkcjonalności, która pozwala na ich kategoryzację według typów oraz określanie istotnych atrybutów, które chcemy przechowywać dla każdego z nich. Pozwala stworzyć zbiór dokumentów, których wyszukiwanie jest proste i szybkie, upraszczając te zadania w porównaniu z ich klasycznym papierowym archiwum.

Wdrożenie modułu dokumentów [link] rozszerza możliwości zarządzania dokumentami wprowadzając dla każdego typu dokumentu wiele rozbudowanych opcji konfiguracji, co umożliwia pełne dostosowanie do zróżnicowanych wymagań i potrzeb. Co więcej, pozostałe moduły mogą również wzbogacać funkcjonalność, wprowadzając nowe rodzaje dokumentów, takie jak umowy czy wezwania do zapłaty itp.

Konfigurowalne typy dokumentów

Typy dokumentów służą do organizacji dokumentów przechowywanych w systemie. Każdy typ dokumentu posiada swoje specyficzne właściwości. Dzięki temu można dostarczać właściwe informacje dla każdego dokumentu i zachować spójność atrybutów opisujących. Dla różnych rodzajów dokumentów, można zdefiniować osobny typ dokumentu opisujący charakterystyczne atrybuty. Wymusza to podanie odpowiednich informacji dla każdego dokumentu, co zapobiega brakom w danych.

Dla potrzeb firmowych, można zdefiniować różne typy dokumentów, aby odpowiednio kategoryzować i zarządzać różnymi informacjami. Na przykład:

• Badania lekarskie - Ten typ dokumentu jest definiowany przez dane pracownika, takie jak imię, nazwisko, a także datę badania i datę ważności. Pozwala to na łatwe znalezienie informacji o zdrowiu pracowników i monitorowanie ich aktualnych badań medycznych.
• Szkolenia - Typ dokumentu zawierający informacje o przeprowadzonych szkoleniach dla pracowników. Dzięki temu typowi dokumentu można śledzić historię szkoleń, które odbyły się w firmie oraz zarejestrować, które osoby wzięły udział w konkretnych szkoleniach.

• Skan dowodu osobistego - Typ dokumentu, który przechowuje zeskanowaną kopię dokumentu tożsamości pracownika. Zawiera dane takie jak numer dowodu, imię, nazwisko, datę ważności. Przechowywanie skanu dowodu osobistego umożliwia szybkie weryfikowanie danych pracownika.

Typy dokumentów tworzy się w panelu "Ustawienia" pod pozycją "Typy dokumentów". Kliknięcie przycisku "+" w pasku narzędziowym otwiera formularz dwuetapowy.

W pierwszym etapie definiujemy "rodzaj" oraz “kontekst podmiotu”, co określa przypisanie dokumentu do odpowiedniej grupy kontaktów.

W drugim etapie tworzenia typu dokumentu definiujemy jego nazwę oraz atrybuty, które są zgrupowane w sekcjach. Jeśli korzystamy z modułu wielofirmowego [link], można także wybrać odpowiednią firmę, dla której dany typ dokumentu będzie dostępny.

Po wybraniu nazwy typu dokumentu, przechodzimy do określenia cech charakteryzujących ten typ dokumentu, czyli atrybutów, które będą dostępne w formularzu tworzenia dokumentu. Atrybuty te są podzielone na różne sekcje, aby uporządkować proces definiowania typu dokumentu.

Moduł podstawowy daje możliwość zdefiniowania następujących atrybutów:

Sekcja "Ogólne":

• Wymagana data - Dokument musi podać datę utworzenia.
• Wymagany plik - Dodanie pliku jest obowiązkowe dla tego typu dokumentu.

Sekcja "Numerowanie":

• Wymagany numer - Każdy dokument tego typu musi posiadać numer identyfikacyjny.

Sekcja "Uprawnienia":

• Uprawnienia do odczytu dokumentu - Określenie, kto ma prawo przeglądać zawartość dokumentu.
• Uprawnienia do odczytu i zapisu dokumentu - Określenie, kto ma prawo przeglądać zawartość i wprowadzać zmiany w dokumencie.

Wdrożenie modułu "dokumenty" [link] znacznie rozszerza możliwości konfiguracji typów, co umożliwia przechowywanie bardziej szczegółowych danych o każdym dokumencie. Ponadto wprowadza także możliwość dodawania dodatkowych atrybutów zależnych od typu dokumentu. Dzięki temu można dostosować formularz tworzenia dokumentu do indywidualnych potrzeb, rejestrując szczegółowe informacje, które są istotne w danym kontekście.

Załączniki a dokumenty

W widokach szczegółów istnieje możliwość dodawania załączników, co stanowi istotną funkcjonalność w zarządzaniu dokumentami oraz innymi obiektami. Należy rozróżnić dokumenty i załączniki oraz w jakich sytuacjach lepiej jest zastosować jedno lub drugie rozwiązanie.

Dokument to obiekt w systemie, który może posiadać różne atrybuty, takie jak data ważności, kontakt, data ważności itp. Dokument może reprezentować skierowanie na badania, umowę czy notatkę.

Załącznik to plik, który jest powiązany z dowolnym obiektem, także dokumentem. Może to być dowolny rodzaj pliku, taki jak zdjęcie, skan, dokument tekstowy itp. Załączniki są dodawane do dokumentów w celu uzupełnienia informacji zawartych w samym dokumencie. Na przykład do raportu można załączyć zdjęcia lub do faktury można dołączyć skany nadania/potwierdzenia odbioru.

Różnica między dokumentem a załącznikiem polega na tym, że dokument to obiekt systemu, a załączniki są dodatkowymi materiałami wspierającymi lub uzupełniającymi dane zawarte w obiektach. Dokumenty są zarządzane jako obiekty w systemie, natomiast załączniki są ściśle powiązane z konkretnymi obiektami.

Lista dokumentów

Widok listy dokumentów, dostępny poprzez menu "Dokumenty", oferuje różnorodne funkcje ułatwiające zarządzanie wszystkimi dokumentami.

Widoki listy dokumentów składa się z trzech głównych elementów: paska narzędziowego, panelu filtracji oraz tabeli głównej.

Pasek narzędziowy w widoku listy dokumentów zawiera następujące przyciski:

• "Dodaj nowy dokument" [link] - umożliwia dodanie nowego dokumentu
• "Eksportuj" [link]:- pozwala na wyeksportowanie listy kontaktów do pliku w formacie MS Excel (XLSX).
• "Obserwacja" [link] - pozwala na obserwację i otrzymywanie powiadomień o wszystkich zmianach w liście dokumentów.
• "Operacje grupowe" [link] - umożliwia wykonanie operacji na grupie dokumentów- grupowa edycja tagów, grupowa edycja statusów, grupowe pobieranie oraz tworzenie pocztowej książki nadawczej.
• “Pomoc”- umożliwia dostęp do wpisu w bazie wiedzy dotyczącej modułu dokumenty.

Panel filtracji umożliwia ograniczanie ilości wyświetlanych dokumentów za pomocą filtrów oraz wyszukiwanie dokumentów na podstawie wprowadzonego ciągu znaków. Dzięki temu można szybko odnaleźć potrzebne dokumenty.Wdrożenie modułu “dokumenty” [link] zwiększa możliwości filtrowania, wprowadzając kilka kategorii filtrów, takich jak data obowiązywania, aneksy oraz szablon. Dostępne filtry to:

• typ dokumentu - ograniczenie wyników dla określonego typu
• tagi - wyświetlanie listy dokumentów oznaczonych wybranymi tagami
• bez tagów - wyświetlanie listy dokumentów nieoznaczonych wybranymi tagami
• firma - pokaże tylko dokumenty przypisane dla określonej firmy (dotyczy modułu wielofirmowego)
• status - wyświetlanie tylko dokumentów o określonym statusie
• przydzielony - ograniczenie wyników do dokumentów przydzielonych określonym pracownikom (zależnie od elektronicznego obiegu dokumentu)
• podmiot - wyświetlanie listy dokumentów powiązanych z określonymi kontaktami (można wybrać kilka)
• data - ograniczenie wyników do tych, których atrybut data jest w określonym zakresie

Tabela główna prezentuje podstawowe informacje o dokumentach, umożliwiając szybki przegląd danych. Kliknięcie prawym przyciskiem myszy w dowolnym wierszu wyświetla menu kontekstowe, które umożliwia przejście do widoku szczegółowego dokumentu, formularzu edycji lub usunięcie dokumentu. Natomiast kliknięcie lewym przyciskiem otwiera widok szczegółów.

Eksport dokumentow do XLSX

Eksport listy dokumentów pozwala pobrać listę zawierającą wszystkie dane, która może być wykorzystana w innym programie. Dzięki eksportowi można łatwo przenieść zgromadzoną listę dokumentów do innych narzędzi lub aplikacji, co zapewnia większą elastyczność i umożliwia dalsze przetwarzanie danych.

Procedura eksportu listy dokumentów jest wykonywana w dwóch etapach. W pierwszym etapie lista jest filtrowana, aby ograniczyć wyświetlane obiekty do tych, które mają zostać wyeksportowane. Może to obejmować zastosowanie różnych kryteriów, takich jak filtrowanie według określonych parametrów bądź wyszukiwanie podanych ciągów znaków.

Następnie, po zastosowaniu filtrów, można rozpocząć procedurę eksportu. Eksport jest wykonywany po kliknięciu przycisk eksportu w pasku narzędziowym. Plik eksportu jest automatycznie zapisywany, w formacie MS EXCEL (XLSX) w folderze zgodnie z ustawieniami przeglądarki internetowej.

Grupowe pobieranie

Grupowe pobieranie to funkcja umożliwiająca pobieranie wielu dokumentów jednocześnie, co znacznie ułatwia proces zarządzania plikami. Dzięki tej funkcji można wybrać wiele plików do pobrania jednocześnie, unikając czasochłonnej pracy jaką jest pobieranie ich pojedynczo. Funkcja kompresuje wszystkie wybrane dokumenty do jednego pliku ZIP. W ten sposób otrzymuje się zbiór plików, skompresowanych do jednego archiwum, co ułatwia przenoszenie, przechowywanie i udostępnianie wielu plików jednocześnie.

Należy zwrócić uwagę, że jeśli zachowano skan dokumentu, na przykład umowy z podpisami, to ten plik zostanie pobrany. W przeciwnym przypadku system automatycznie wygeneruje dokument z szablonu.

Dokumenty pracownicze można również pobierać, w podobny sposób, bezpośrednio w widoku listy “pracownicy”, wymaga to jednak wdrożenia modułu HR.

Procedura grupowego pobierania dokumentów rozpoczyna się od odfiltrowania docelowej listy dokumentów. Następnie należy kliknąć przycisk "operacje grupowe" w pasku narzędziowym, co spowoduje otwarcie dwuetapowego formularza, w którym zbierane są dane.

W pierwszym etapie formularza można ręcznie doprecyzować listę dokumentów poprzez zaznaczenie odpowiednich pól wyboru. Pole wyboru znajdujące się w wierszu nagłówkowym służy do zmiany stanu zaznaczenia dla wszystkich wierszy.

Drugi etap formularza definiuje wykonywaną operację. Panel umieszczony w prawej kolumnie wyświetla listę dokumentów, które zostaną pobrane. Aby zakończyć procedurę należy wybrać akcję “grupowe pobieranie” i zatwierdzić ją, przyciskiem “Pobierz dokumenty”. Plik w formacie archiwum (ZIP) zostanie zapisany w folderze zgodnie z domyślnymi ustawieniami przeglądarki internetowej.

Grupowa zmiana statusów

Funkcja grupowej zmiany statusów umożliwia jednoczesną modyfikację statusów dla wielu dokumentów, co znacznie usprawnia proces i oszczędza czasochłonnej pracy. To narzędzie jest szczególnie przydatne podczas archiwizacji dokumentów lub gdy istnieje potrzeba wprowadzenia istotnych zmian w wielu plikach, co wymaga ustawienia ich statusu na "szkic".

Procedura grupowej zmiany statusów dokumentów rozpoczyna się od odfiltrowania docelowej listy dokumentów. Następnie należy kliknąć przycisk "operacje grupowe" w pasku narzędziowym, co spowoduje otwarcie dwuetapowego formularza, w którym zbierane są dane.

W pierwszym etapie formularza można ręcznie doprecyzować listę dokumentów poprzez zaznaczenie odpowiednich pól wyboru. Pole wyboru znajdujące się w wierszu nagłówkowym służy do zmiany stanu zaznaczenia dla wszystkich wierszy.

W drugim etapie formularza definiuje się wykonywaną operację. W prawej kolumnie znajduje się panel, który wyświetla listę wybranych dokumentów.

Po wybraniu akcji "grupowa edycja statusów", główny widok formularza prezentuje listę, w której dokumenty są pogrupowane według użytych szablonów do ich utworzenia.

Każdy wiersz w tej liście zawiera informacje o liczbie dokumentów danego szablonu oraz ich aktualnym statusie, a także rozwijaną listę, która umożliwia wybór docelowego statusu.

Operację kończymy przyciskiem “Aktualizuj statusy”

Grupowe tagowanie

Operację grupowej edycji tagów rozpoczyna się od odfiltrowania dokumentów, aby uzyskać listę tych, które mają zostać poddane edycji. Następnie, klikając przycisk "Operacje grupowe" znajdujący się na pasku narzędziowym, otwiera się formularz, który umożliwia dokonanie grupowej edycji tagów dla wybranych dokumentów.

Formularz składa się z dwóch etapów. W pierwszym etapie można doprecyzować listę dokumentów, wybierając odpowiednie pola wyboru na liście wcześniej odfiltrowanych kontaktów. Pole wyboru znajdujące się w wierszu nagłówkowym służy do zmiany stanu zaznaczenia dla wszystkich dokumentów na liście.

W drugim etapie operacji grupowej edycji tagów należy zdefiniować szczegóły operacji. W tym celu wybieramy akcję "grupowa edycja tagów" z dostępnych opcji. Następnie mamy możliwość wyboru, czy chcemy dodawać nowe tagi czy też usuwać istniejące. W polach edycji należy wprowadzić odpowiednią listę tagów, które chcemy dodać lub usunąć. Po wprowadzeniu tagów, zatwierdzamy operację, klikając przycisk "Aktualizuj tagi".

Na przykład, jeśli chcemy dodać tag "pilne" do wybranych dokumentów, zaznaczamy opcję dodawania tagów, wybieramy "pilne" w edytorze “tagi do dodania” i klikamy "Aktualizuj tagi". W rezultacie tag zostanie dodany do wszystkich wybranych dokumentów.

W przypadku usuwania tagów, jeśli chcemy usunąć tag "archiwalny" z wybranych dokumentów, zaznaczamy opcję usuwania tagów, wybieramy "archiwalny" w edytorze “tagi do usunięcia” i klikamy "Aktualizuj tagi". W wyniku tego tag zostanie usunięty ze wszystkich wybranych kontaktów.

Warto podkreślić, że w przypadku operacji grupowej edycji tagów nie ma potrzeby obawiać się usuwania tagów, jeśli niektóre kontakty w grupie nie są oznaczone danym tagiem. Również dodawanie tagów do kontaktów nie stanowi problemu, nawet jeśli w grupie są kontakty już oznaczone danym tagiem. Atom ERP obsługuje te operacje, zapewniając bezbłędne, oczekiwane działanie.

Wyszukiwanie dokumentów obowiązujących w danym okresie

Wyszukiwanie dokumentów obowiązujących w określonym okresie w widoku listy dokumentów jest możliwe dzięki zastosowaniu następujących filtrów:

Filtr "Obowiązywanie" (1): Ten filtr posiada cztery zdefiniowane wartości:

• "Wszystkie" - Wyświetla wszystkie dokumenty, niezależnie od ich obowiązywania.
• "Przeterminowane" - Wyświetla dokumenty, których okres obowiązywania już minął, czyli dokumenty, które nie są już aktualne.
• "Ważne" - Wyświetla dokumenty, które są obecnie obowiązujące.
• "Mniej niż miesiąc" - Wyświetla dokumenty, których okres obowiązywania zakończy się w ciągu najbliższego miesiąca.

Filtr "Obowiązuje od" (2): Ten filtr umożliwia wyświetlenie dokumentów, których data rozpoczęcia obowiązywania ("obowiązuje od") mieści się w zakresie wybranego filtra. Dzięki temu można odfiltrować dokumenty, których okres obowiązywania rozpoczyna się w wybranym okresie.

Filtr "Obowiązuje do" (3): Ten filtr pozwala na wyświetlenie dokumentów, których data zakończenia obowiązywania ("obowiązuje do") mieści się w zakresie wybranego filtra. Umożliwia to odnalezienie dokumentów, których okres obowiązywania kończy się w wybranym okresie.

Przy użyciu tych filtrów można bardziej precyzyjnie wyszukiwać dokumenty, które są aktualnie obowiązujące lub które obowiązywały w konkretnym okresie.

Na przykład wyszukując dokumenty obowiązujące dzisiaj, wykonujemy następujące kroki:

• Ustawiamy filtr "Obowiązuje od" pozostawiając pole “od” puste, a pole “do” ustawiając na dzisiejszą datę.
• Ustawiamy filtr "Obowiązuje do" ustawiając pole “od” na dzisiejszą daty, a pole “do” pozostając puste.

W widoku listy dokumentów wartości w kolumnie "Obowiązywanie" są opatrzone odpowiednimi kolorowymi etykietami:

• Etykieta w kolorze pomarańczowym - Oznacza, że dokument wkrótce przestanie obowiązywać. Wartość etykiety przedstawia ilość dni pozostałych do zakończenia okresu obowiązywania dokumentu.
• Etykieta w kolorze czerwonym - Informuje, że dokument już nie obowiązuje. Wartość etykiety przedstawia ilość dni, które minęły od zakończenia okresu obowiązywania dokumentu.

Tworzenie dokumentów

Utworzenie nowego dokumentu jest możliwe w widoku listy dokumentów. Po kliknięciu przycisku "+" otwiera się formularz dodawania dokumentów. Ten formularz został podzielony na dwa etapy, tworząc proces dwuetapowy.

W pierwszym etapie użytkownik musi określić typ dokumentu, który chce utworzyć. Wybór odpowiedniego typu dokumentu determinuje, jakie dane będą zbierane w drugim etapie formularza.

W drugim etapie formularza, wprowadza się dane specyficzne dla wybranego typu dokumentu. Każdy typ dokumentu posiada swoje charakterystyczne atrybuty, które są zdefiniowane w procesie tworzenia typów dokumentów (więcej informacji o tym procesie można znaleźć [link]). To właśnie zróżnicowanie w atrybutach między typami dokumentów powoduje, że w drugim etapie formularza zbierane dane są różne dla każdego typu dokumentu.

Dzięki temu podejściu, formularz dostosowuje się dynamicznie do wyboru, umożliwiając zgromadzenie odpowiednich informacji w zależności od wybranego typu dokumentu. Na przykład, jeśli wybrany jest typ dokumentu "Ubezpieczenie przewoźnika", formularz pokaże pola takie jak podmiot, data, załącznik, numer itp. oraz pola wspólne dla wszystkich typów takie jak tagi, opis. Natomiast, gdy wybrany jest typ "CV", formularz będzie całkowicie uproszczony, zawierający pola umożliwiające powiązanie z osobą i wgranie skanu dokumentu.

Funkcjonalność moduł podstawowego pozwala na zbieranie kluczowych danych i powiązania dokumentów z kontaktami, np. przypisanie skanu umowy do klienta czy badań lekarskich do pracownika. Jednak w miarę rozwoju potrzeb organizacji, warto rozważyć dodanie zaawansowanych modułów dokumentów oraz HR do bardziej kompleksowego zarządzania dokumentacją i zasobami ludzkimi.

Szczegóły dokumentów

Widok szczegółów umożliwia dostęp zarówno do danych opisujących dokument, jak również jego historii aktywności i komunikacji. Na górze ekranu znajduje się pasek narzędziowy, a widok został podzielony na dwie kolumny.

Pasek narzędziowy zawiera nazwę dokumentu, pasek nawigacyjny oraz dodatkowe elementy, których widoczność jest zależna od statusu dokumentu:

• Lista tagów przypisanych do dokumentu, umożliwiająca ich szybką edycję po kliknięciu. Ta funkcjonalność ułatwia oznaczenie dokumentu odpowiednimi tagami, co pozwala na efektywną kategoryzację.
• Standardowe przyciski edycji (dostępny tylko w stanie “szkic” ) i obserwacji.
• Przycisk wydruku, który umożliwia generowanie pliku w formacie PDF na podstawie szablonu (funkcja dostępna po wdrożeniu modułu dokumentów)..

Widok główny został podzielony na dwie kolumny. W lewej kolumnie znajduje się widok zakładkowy, który składa się z:

• Zakładka "Podgląd" wyświetla dokument generowany na podstawie szablonu lub w przypadku załączonych plików, na przykład skanu podpisanej umowy, prezentuje ten plik
• Zakładka "Szablon" jest dostępna, jeśli dokument ma załączony plik, np. skan. Pozwala na podgląd dokumentu utworzonego na podstawie szablonu
• Zakładka "Przegląd" umożliwia podgląd zmian dokonanych w dokumencie, pozwala na wysyłkę e-maili lub SMS-ów oraz zapewnia dostęp do systemu dyskusji i komentarzy.

Prawa kolumna zawiera typowy zestaw paneli, które umożliwiają wgląd w dane dokumentu. Dodatkowo, jako pierwszy panel, wyświetlany jest panel "Status", który informuje o bieżącym stanie dokumentu. Każdy dokument może znajdować się w jednym z trzech stanów: "szkic", "zapisany" lub "archiwalny". Panel "Status" umożliwia zmianę stanu dokumentu. Po wdrożeniu modułu dokumentów, istnieje możliwość dodatkowej konfiguracji stanów i przejść między nimi, aby dostosować system do specyficznych potrzeb organizacji.

Pozostałe panele w prawej kolumnie umożliwiają dostęp do różnych informacji związanych z dokumentem. Mogą są to dane szczegółowe dokumentu oraz typowe panele każdego obiektu w systemie czyli: “załączniki”, “zadania” i “powiązane”.