Panel statystyk HR na pulpicie

Użytkownicy moduł HR mogą na swoim pulpicie systemu Atom ERP podglądać aktualne statystyki związane z zatrudnieniem pracowników. Statystyki informują ogólnie o obłożeniu pracownikami realizowanych projektów. Szczegółowe dane znajdują się w specjalizowanych raportach jak np. w zbiorczym harmonogramie, ale i ten box niesie przydatne informacje.

Ważna, by dobrze rozumieć źródło tych danych:

• projekty - aktywne w chwili obecnej projekt, czyli takie, których okres obowiązywania trwa, które nie mają statusu archiwalnego (lub statusu o takim znaczeniu, gdyż statusy projektów są konfigurowalne, i taką cechę archiwalności można przypisać różnym statusom)
• umowy - obowiązujące w bieżącym dniu umowy z pracownikami
• zakontraktowano - liczba pracowników na dziś, jaka wynika z planów projektów - analizowane są te plany projektów, które należą do aktywnych projektów (patrz wyżej)
• pracujący - liczba pracowników, jaka wynika z obowiązujących dziś okresów pracy typu praca
• urlop/l4 - liczba pracowników, jaka wynika z obowiązujących dziś okresów pracy typu urlop lub l4 - warto pamiętać, że okresy te mogą się nakładać z okresami pracy, ale nie muszą

Pracownicy - status zatrudnienia

Automatyczny status zatrudnienia to funkcjonalność, która pozwala na podstawie istnienia umów o pracę prezentować aktualny status zatrudnienia pracownika. To, czy dany dokument wpływa na status zatrudnienia zależy od statusu obiegu dokumentu - można ustawić system tak, by już szkic dokumentu umowy wpływał na status zatrudnienia, można także szkice dokumentów ignorować, i analizować je dopiero od kolejnego etapu. Modyfikację obiegów dokumentów wykonają dla Was nasi wdrożeniowcy - wraz z nową wersją wejdzie w życie domyślne ustawienie, że na status zatrudnienia wpływają wszystkie etapy poza szkicem i archiwalnym.

Informacje o statusie zatrudnienia są widoczne w nowym panelu na karcie pracownika oraz w nowej kolumnie na liście pracowników. Lista pracowników posiada nowy filtr, który pozwala szukać pracowników wg statusu zatrudnienia.

Status zatrudnienia jest wyliczany według następujących zasad:

• niezatrudniony - pracownik nigdy nie posiadał umowy o pracę
• oczekujący - pracownik ma umowę ale jej okres obowiązywania jeszcze się nie rozpoczął
• zatrudniony - pracownik posiada aktualnie obowiązującą umowę
• zwolniony - pracownik posiadał umowę, ale jej okres obowiązywania się zakończył

Sugerowanie firmy zatrudniającej pracownika w okresach pracy

Jeśli aktywny jest moduł wielofirmowy, to podczas dodawania okresu pracy konieczne jest wskazanie która z firm odpowiada za rozliczenie z klientem tego okresu pracy. Aby jednak firma mogła rozdysponować pracownika na projekty wcześniej podpisuje z pracownikiem umowę o pracę lub pozyskuje pracownika umową outsourcingową z innej firmy. Jeśli takowe umowy istnieją, system podpowie z którą z firm pracownik w czasie okresu pracy ma umowy, co ułatwi dokonanie wyboru. 

W przypadku typowym, pracownik posiada umowę z jedną z firm, co dzięki wypisaniu okresów z umową znacząco ułatwia właściwy wybór. Może jednak wystąpić sytuacja, np. w przypadku wewnętrznego podnajmu pracowników z jednej firmy do drugiej, że pracownik z jedną z firm posiada umowę o pracę a z drugą umowę pozyskania - wtedy obydwie umowy będą widoczne i w takim wypadku należy wskazać, czy do tego projektu kieruje pracownika firma zatrudniająca, czy może firma która go podnajęła.

Pracownicy firm zewnętrznych w rozliczeniu

Rozliczenia pracy pracowników zarówno z samymi pracownikami jak i z klientami agencji pracy czy pośrednictwa komplikują się nieco, gdy mamy do czynienia z pracownikami wynajętymi z ramach outsourcingu z innych firm. Sytuacja robi się jeszcze bardziej zagmatwana, gdy dostawcą pracowników jest jedna ze spółek własnych (outsourcing wewnętrzny jest możliwy wraz z modułem wielofirmowym). Obydwa te przypadki są możliwe do pełnego rozliczenia w systemie Atom ERP.

Na potrzeby omówienia najbardziej skomplikowanego z w.w. przypadków pomocne będzie określenie przykładowej sytuacji:

• w module wielofirmowym zdefiniowano (w sekcji sprzedawcy) dwie spółki własne: Tetra i Polit
• założono dwa kontakty firmowe i powiązano je z w.w. sprzedawcami wskazaniem kontaktu w sprzedawcy
• firma Tetra zatrudnia pracownika (Witczak Hieronim) i decyduje się przekazać go na potrzeby firmy Polit
• firma Polit realizuje dla klienta zewnętrznego projekt “Budowa nowego obiektu” i chce do niego oddelegować pracownika Witczak Hieronim - bez zawierania z nim umowy o pracę - na zasadzie wewnętrznego outsourcingu

Umowy o pracę i umowy pozyskania pracownika, czyli źródła pracowników

Z punktu widzenia pracownika sytuacja przykładowa kształtuje się następująco:

• z firmą Tetra pracownika wiąże umowa o pracę
• z firmą Polit pracownika wiąże pozyskanie pracownika z firmy Tetra - pracownik nie musi być świadom tej zależności 

Umowa o pracę określa okres zatrudnienia i warunki czy stawki. Oprócz tego pracownik może mieć zdefiniowane stawki godzinowe w liście stawek modułu HR (np. 20zł/h).

Dokument pozyskania pracownika to dokument zawierany pomiędzy firmą własną a zewnętrznym podmiotem. Typowo taki dokument może być umową outsourcingu pracowniczego, ale może też przybierać dowolną formę prawną, a w systemie Atom ERP reprezentowany jest przez dedykowany typ dokumentu o nazwie “Umowa pozyskania pracownika”. Taki dokument, podobny do umowy o pracę, określa jaki pracownik został do firmy pozyskany i od kogo.Wskazanie "od kogo" odbywa się przez wybór firmy z listy kontaktów (sytuacja typowego outsourcingu "zewnętrznego"), dlatego tak ważne jest, by sprzedawcy byli powiązani z odpowiednimi kontaktami jeśli system ma wykryć "wewnętrzny" outsourcing. Wewnętrzny czyli wynajem pracownika następuje od jednej z własnych firm. 

Różnica, z punktu widzenia systemu, pomiędzy umową z pracownikami a dokumentami pozyskania jest taka, że za rozliczenie z pracownikiem odpowiada firma go zatrudniająca, a za rozliczenie z pracownikiem zewnętrznym - jego rzeczywisty pracodawca. W omawianym przypadku pracownik otrzyma wypłatę z firmy Tetra, a firma Polit nie będzie zobowiązana do wypłaty wynagrodzenia (musi za to rozliczyć się z firmą, która pracownika dostarczyła).

Na załączonym zrzucie ekranu widać:

• Umowę firmy Tetra z pracownikiem
• Umową pozyskania tego pracownika przez firmę Polit

Dzięki tym dwóm dokumentom, obydwie firmy mogą dysponować tym pracownikiem.

Powyższy przykład obrazuje omawiany na początku skomplikowany przykład wewnętrznego podnajmu. W uproszczonym przypadku, gdyby pracownik do firmy Polit trafił z zewnętrznej firmy, a nie innej spółki własnej (tu Tetra) to wystarczający byłby tylko drugi z dokumentów. W takim przypadku jednak taki pracownik nie ma wyliczanego wynagrodzenia, bo te zapewnia mu jego pracodawca czyli całkiem inna zewnętrzna firma. 

Przydziały do projektów, czyli plan pracy

Analizując przydziały do projektów od strony pracownika, w opisywanej sytuacji mamy teoretycznie dwa przydziały:

• firma Tetra przydziela pracownika do wirtualnego projektu “Prace na rzecz Polit”
• firm Polit przydziela pracownika do projektu klienta zewnętrznego “Budowa nowego obiektu”

Wraz z wprowadzoną w wersji 2.5 (wrzesień 2023) znaczną modyfikacją upraszczającą działania w takich sytuacjach, tworzenie przydziału pracownika firmy Tetra do czysto teoretycznego przecież projektu “Prace na rzecz Polit” jest teraz zbędne i niewskazane. Należy tego unikać, gdyż prowadzić może do podwójnych naliczeń i problemów na kontach księgowych). Na podstawie istnienia umów pozyskania i zatrudnienia system potrafi wykryć sytuacje wewnętrznego podnajmu i radzić sobie bez wymaganego wcześniej dodatkowego przydziału. 

Pracownikiem wynajętym można więc dysponować dokładnie tak samo, jak pracownikiem bezpośrednio zatrudnionym. W edycji okresu pracy dostępny jest od wersji 2.5 mechanizm podpowiadania z którymi firmami w danym okresie (wynikającym z dat wprowadzonych w formularzu) pracownik ma umowy. 

Karty pracy, czyli dokumentacja pracy

Czas pracy pracowników jest rejestrowany za pomocą kart pracy RCP. Przed wprowadzeniem wersji 2.5 konieczne było utworzenie dwóch kart pracy względem firmy wynajmującej i firmy zatrudniającej. Od wersji 2.5 wystarczy zarejestrować czas pracy względem firmy wynajmującej, czyli na rzeczywistym projekcie.

Karta pracy rejestrująca czas względem firmy Polit w projekcie “Budowa nowego obiektu” dokumentuje czas jaki mam być rozliczony z pracownikiem a także z klientem firmy Polit (jeśli zajdzie taka potrzeba).

Arkuszy posiada mechanizm weryfikacji, czy rejestrowany czas zawiera się w czasie, w którym pracownik ma z daną firmą stosowną podstawę prawną działania. Aby więc dodać czas pracy w arkuszu firmy Polit, pracownik musi mieć z daną firmą albo umowę o pracę, albo być przez tę firmę pozyskanym z innego podmiotu. W przeciwnym razie, system nie pozwoli na zarejestrowanie czasu pracy pracownika sygnalizując błąd braku podstawy prawnej czyli umowy.

Rozliczenie, czyli weryfikacja planów i udokumentowanej pracy

W omawianym przypadku istnieją dwa tematy do rozliczenia (naliczenia):

1. wynagrodzenia pracownika, jakie powinien otrzymać z firmy zatrudniającej (Tetra)
2. zafakturowanie klienta docelowego za pracę pracownika na jego rzecz (firma Polit)

Ponieważ istnieje tylko jedna karta pracy firmy Polit, a wynagrodzenie pracownika Witczak Hieronim ma być wypłacone przez firmę Tetra, system Atom ERP rozpoznaje taką sytuację i odpowiednio komunikuje w każdym z rozliczeń firm Polit i Tetra.

W rozliczeniu firmy Polit, która oddelegowała pracownika na projekt "Budowa nowego obiektu" widoczne są informacje o czasie jego pracy (bo będą podstawą rozliczenia z klientem firmy Polit, dla której ta realizuje projekt "Budowa nowego obiektu") wraz z ikoną sygnalizującą wykrycie wewnętrznego podnajmu

Żółta ikona w kolumnie wynagrodzenie informuje, że wynagrodzenie tego pracownika, podnajętego wewnętrznie od innej z własnych firm, zostanie z pracownikiem rozliczone w innym rozliczeniu. 

Tym drugim rozliczeniem jest oczywiście rozliczenie firmy Tetra, która zatrudnia pracownika Witczak Hieronim, ale jak pamiętamy nie ma ani okresów pracy ani kart pracy które by to wskazywały. Mimo tego, system potrafi przenieść dane z rozliczenia firmy Polot do rozliczenia firmy Tetra, które wygląda tak:

Jak widać, za 160h pracy pracownika Witczak Hiernonim, w okresie 31 dniowego oddelegowania do projektu “Budowa Nowego obiektu”, wg stawki 20zł/h pracownik wypracował wynagrodzenie w kwocie 5600 zł. Dalsze rozliczenie zgodne z opisem rozliczeń pracowniczych dostępnym w bazie wiedzy.

Na tym etapie wartym odnotowania jest fakt pilnowania (od wersji 2.4, data wydania lipiec 2023) czy pracownik, który ma umowę lub został pozyskany, jest odpowiednio rozdysponowany do pracy w projektach i/lub zarejestrowano jego czas pracy w kartach RCP.

Na podstawie atrybutu “algorytm rozliczania” w umowach o pracę czy umowach pozyskania:

system potrafi zweryfikować, czy w rozliczanym okresie pracownik powinien posiadać zdefiniowane okresy pracy lub karty RCP. Jeśli ich nie posiada, obok pracownika w rozliczeniu pojawi się ikona ostrzeżenia, a zakładka błędy do której ta ikona kieruje, poinformuje o dokładnym problemie, np.:

Dzięki tym ostrzeżeniom, można uniknąć sytuacji, w której pracownik posiada umowę, jest podnajęty przez inną własną firmę, a w którejś z firm nie ma kompletu informacji rozliczeniowych.

Rozliczenie klienta i pomiędzy własnymi firmami, czyli fakturowanie

W poprzednim punkcie, oprócz konieczności rozliczenia wynagrodzenia pracownika, wskazana została potrzeba zafakturowania klienta docelowego i opcjonalnego rozliczenia wewnętrznego pomiędzy własnymi firmami.

W rozliczeniu firmy Polit, realizującej dla klienta docelowego projekt “Budowa nowego obiektu”, w zakładce “projekty”, widoczne jest naliczenie rozrachunków względem tego klienta. W omawianym przykładzie, na podstawie ustaleń umownych o stawce w kwocie 50zł za każdą przepracowana godzinę, system wylicza kwotę 8000zł netto:

Z przykładowego wiersza w rozliczeniu (każdy projekt posiada własny wiersz w rozliczeniu) można odczytać przydatne informacje:

• pracownicy firmy Polit byli oddelegowani do projektu przez 30 dni i w tym czasie przepracowali 160h (w tym przypadku była to praca jednego przykładowego pracownika, ale w przypadku większej ich ilości kolumna ta prezentowałaby sumę godzin przepracowanych przez wszystkich pracowników)
• kolumna “wynagrodzenia” pokazuje ilość kosztów poniesionych na wynagrodzenia - w tym przypadku firma Polit nie wypłacała wynagrodzenia pracownikowi, ponieważ zatrudnia go firma Tetra, stąd zerowa wartość wynagrodzeń.
• “rozrachunki” odpowiadają na tym etapie (jeszcze nie wystawiono faktury) prognozie wyliczonej na podstawie sumy godzin i stawki rozliczeniowej klienta za ten projekt na poszczególnych stanowiskach pracy (8000 = 160x50)
• brak faktury i widoczność plusa w kolumnie “faktury” informuje, że faktury jeszcze nie wystawiono, można tego dokonać klikając w przycisk

Tym sposobem, można zafakturować dwoma kliknięciami pracę na rzecz klienta zewnętrznego, ale również, w identyczny sposób ale z rozliczenia firmy Tetra, można wystawić fakturę pomiędzy dwoma własnymi firmami. Firma Tetra może zafakturować inną własną firmą Polit za wewnętrzny podnajem pracownika. Jest to opcjonalne i zależy od formalnego charakteru umowy pozyskania pracownika, jaką obie firmy między sobą zawarły.

Zmiany wprowadzone wraz z wersją 2.3 

Informacje poniższe dotyczą klientów, którzy korzystali z mechanizmu pracowników zewnętrznych przed wydaniem wersji 2.3 czyli przed czerwcem 2023. Nowi użytkownicy systemu Atom ERP powinni pominąć te informacje, jako nie mające na nich wpływu.

Wraz z wersja 2.3 usunięte zostało oznaczanie okresów pracy jako “praca pracownika zewnętrznego”. Te oznaczało, że pracownik nie jest w tej firmie zatrudniony, ale np. został oddelegowany z agencji zatrudnienia. Taki pracownik nie otrzymywał wynagrodzenia (bo rozliczała go zatrudniająca go agencja, która wystawiała firmie za jego pracę fakturę z tytułu outsourcingu). Było to rozwiązanie przejściowe, pozwalające rozróżnić w rozliczeniu pracowników własnych od pracowników pozyskanych w ramach outsourcingu. Kłopot z tym rozwiązaniem polegał na tym, że:

• trzeba było ręcznie ustawiać pole “pracownik zewnętrzny” w każdym okresie pracy takiego pracownika, co wymagało wiedzy o tym który z pracowników w danym czasie jest pozyskany z zewnętrznej firmy (co komplikowało się, gdy z czasem przechodził on do innej firmy i np. stawał się pracownikiem własnym, lub odwrotnie)
• wprowadzone w wersji 2.2 sprawdzanie kart pracy pod kątem posiadania aktywnych umów za rozliczany przez RCP dzień nie działało z pracownikami, którzy tych umów z założenia nie posiadają

Dlatego usunęliśmy te oznaczenia, a system czerpie wiedzę o tym, czy pracownik w danym okresie jest pracownikiem zewnętrznej firmy czy nie, z nowego rodzaju “umowy” pozyskania pracownika. Cudzysłów wokół słowa “umowa” jest nieprzypadkowy. Znaczenie tego dokumentu jest zbliżone do umowy z pracownikiem, ale nie jest to faktycznie podpisywana z pracownikiem umowa. Może to być dokument wewnętrzny, protokół pozyskania pracownika z firmy outsourcingowej - forma prawna nie ma tu znaczenia. Ważne jest, że zapisywane są okoliczności kto od kogo i na jaki okres pozyskał wskazanego dokumentem pracownika. Jeden taki dokument może zastąpić wiele wpisów w okresach pracy, gdyż dokument taki nie musi posiadać daty końca ważności, co stanowi potwierdzenie pozyskania pracownika na czas nieokreślony.

Wraz z wydaniem nowej wersji 2.3 stare dane (usuwane oznaczenie jako pracownik zewnętrzny) zostały automatycznie zastąpiono wygenerowanymi automatycznie dokumentami pozyskania pracownika. Dla każdego pracownika, który występował w okresach pracy z oznaczeniem “pracownik zewnętrzny” utworzona został dokument (lub dokumenty) pokrywające czas jego pracy w ramach outsourcingu. Dokumenty te nie wskazują od kogo pracownik został pozyskany, bo wcześniej system takiej informacji nie gromadził, można te dane jednak uzupełnić.

W przypadku klientów z modułem wielofirmowym, w których wykorzystywane było udostępnianie pracowników pomiędzy własnymi firmami, konieczne jest wprowadzenie dodatkowych danych. Nie możliwym było, by za pomocą jednego okresu pracy wskazać własną firmę która rozlicza zatrudnienie i jednocześnie inną, która fakturuje pracę klientowi zewnętrznemu. Okresy pracy nie są miejscem na takie deklaracje, a teraz, po dodaniu nowych dokumentów/umów wszystko zależy od tychże właśnie dokumentów pozyskania.

W przypadku, gdy pracownik własny jest przez jedną firmę oddelegowywany do pracy w innej własnej firmie, a dopiero tam jest oddelegowywany do pracy w projekcie zewnętrznego klienta należy obydwa przypadki odpowiednio wprowadzić w postaci dwóch przypisań (okresów pracy) z dwóch firm do różnych projektów. Pierwszy okres pracy stanowić będzie przypisanie w firmie zatrudniającej pracownika do projektu związanego z inną własną firmą. Na podstawie tego przypisania będzie rozliczane wynagrodzenie pracownika przez tą firmę, i w tym projekcie pracownik powinien mieć zarejestrowaną kartę RCP. Drugi okres pracy będzie taki sam, jak dla pracowników pozyskanych z zewnętrznych źródeł - druga firma, która pozyskała pracownika z pierwszej, deleguje go do pracy w projekcie klienta. I na podstawie czasu pracy zarejestrowanego w karcie RCP drugiej firmy w projekcie klienta zewnętrznego nastąpi fakturowanie klienta końcowego. W takim zapisie możliwe jest także zafakturowanie 2-giej z własnych firm przez 1-szą, za użyczenie im pracownika. Choć może się to wydawać zwiększeniem biurokracji, to tylko takie pełne odzwierciedlenie relacji jednego pracownika z dwoma własnymi firmami pozwala na pełne obsłużenie jego pracy przez obydwa podmioty. Wcześniej nie było to możliwe, a uproszczenia prowadziły w takich przypadkach do kłopotów np z automatycznym wczytywaniem pracowników do kart RCP (gdyż formalnie pracownicy nie byli przypisani do wykonywanych projektów).

Zmiany wprowadzone wraz z wersją 2.5

Informacje poniższe dotyczą klientów, którzy korzystali z mechanizmu pracowników zewnętrznych przed wydaniem wersji 2.5 czyli przed wrześniem 2023. Nowi użytkownicy systemu Atom ERP powinni pominąć te informacje, jako nie mające na nich wpływu.

Zasadnicze zmiany w zakresie pracowników zewnętrznych (w tym pozyskanych z innych własnych firm) w tej wersji sprowadzają się do:

• usunięcia wiązania pomiędzy listami wynagrodzeń a firmami - teraz w jednej liście są wynagrodzenia zarówno pracowników własnych (jak dotychczas) jak i pracowników wewnętrznie podnajętych (wtedy wynagrodzenie jest naliczone z firmy faktycznie zatrudniającej)
• zniesienia obowiązku duplikowania kart pracy i okresów pracy przy najmie wewnętrznym - konsekwencją tego jest fakt, ze ewentualna edycja okresów rozliczonych wcześniej z użyciem tych duplikatów może teraz doprowadzić do podwójnych naliczeń - tzn jeśli w sierpniowym rozliczeniu opierano się o duplikaty kart pracy a rozliczenie z jakiegoś powodu jest korygowane w październiku z wykorzystaniem wersji 2.5 należy skorygować zapisy dublujące zgodnie z nowymi wytycznymi. 
• automatycznego wykrywania sytuacji najmu wewnętrznego i rozliczania analogicznego jakie było wcześniej robione w oparciu o w.w. duplikaty.

Delegacje

Dotychczas w systemie funkcjonowały dokumenty oddelegowań. Ich zastosowaniem było informowanie pracownika o dacie i celu wyjazdu służbowego. Taki wyjazd nie zawsze oznacza, że jest to delegacja w rozumieniu prawa (do tego potrzeba odpowiedniej formy zatrudnienia, wyjazdu poza miasto siedziby firmy i kilku innych aspektów). Pojawiła się jednak potrzeba zbierania informacji o tym, czy w danym czasie pracownik był na delegacji. W oddelegowaniu pojawił się nowy atrybut, oznaczony “delegacja”, wraz z adnotacją, że jego zaznaczenie spowoduje naliczenie stawek dziennych w rozliczeniu.

Dzięki informacji o tym, że dany pracownik w czasie oddelegowania był na formalnej delegacji, system może w rozliczeniu wyliczyć nowe wartości, jak:

• ilość godzin w delegacji w rozliczanym miesiącu
• okresy dat w delegacji
• szacunkowy zarobek z tytułu diet

Jak wszystkie wyliczane wartości, także i te nowe trafiają do eksportu z rozliczenia, pozwalając przekazać stosowne informacje do biura rachunkowego czy działu kadr.

Nie wszyscy korzystają z rozliczenia opartego o okresy pracy i oddelegowania. Wiele firm prowadzi szczegółową ewidencję czasu pracy z wykorzystaniem kart pracy. W tym celu wprowadziliśmy alternatywny sposób definiowania dni delegacji, mianowicie należy do karty pracy, na której wszyscy pracownicy są w delegacji, dodać odpowiednio skonfigurowany składnik wynagrodzenia. Dzięki dodaniu takiej jednej pozycji do listy składników na karcie pracy, system sam wyznaczy dni w delegacji w oparciu o dni pracy (z zarejestrowanymi godzinami pracy).

Istnieje też możliwość innego zdefiniowania tego składnika, np. tak, by okresy bez pracy (np. weekendy) były uwzględniane w delegacjach (wymaga to wtedy ręcznego samodzielnego definiowania, czy dany dzień to jest czy nie jest delegacja)

Obydwa sposoby gromadzenia danych o delegacjach mają na celu ewidencjonowanie dni w delegacji bez konieczności prowadzenia dodatkowych list, które mogły by trudne w utrzymaniu spójności (korekta okresu pracy bez korekty okresu delegacji powodowałaby spore zamieszanie).

Rozliczenie zbiera dane z w.w. źródeł i wylicza jego kwotowy odpowiednik:

Przeliczenie dni w delegacji na wartość zarobku następuje w oparciu o stawkę diety. Stawki typu dieta mogą być wspólne dla wszystkich pracowników, albo indywidualne (jeśli pracownik nie ma stawki indywidualnej, zastosowana będzie stawka ogólna).

Składki mogą być rozbite na kilka pozycji (osobno dieta, osobno ryczałt itd) lub zapisane jako jedna pozycja. Składki zależne od kraju delegacji pojawią się w późniejszych wersjach.

Okresy pracy - operacja grupowego dodawania okresów

Grupowe tworzenie nowych okresów pracy działa tak, że tworzy dla pracowników z wybranych do operacji grupowej okresów nowe okresy, zamykając istniejące. To jest dość nietypowa operacja grupowa, ponieważ zmienia nie tylko rekordy wybrane do operacji grupowej. Z listy okresów wybranych pozostawiania są jedynie unikalni pracownicy i dla każdego z nich zakładany jest nowy wpis z okresem pracy według założeń podanych w formularzu. Ponieważ dany pracownik, w kontekście danej firmy (moduł wielofirmowy), może mieć w danej chwili tylko jeden okres pracy typu “praca”, to wszystkie istniejące a kolidujące z nowo dodanym okresem okresy należy skrócić. Jeśli pracownik ma otwarty okres pracy od 1.01, bez daty końca, a dodamy mu nowy z datą 15.03, to dotychczasowy zostanie zamknięty z datą poprzedzającą start nowego, czyli 14.03. Jest to może nietypowe zachowanie operacji grupowej, ale kompletnie spodziewane, w temacie oddelegowywania pracowników np. na nowy projekt. Odfiltrowujemy pracowników aktywnych na jednym projekcie i operacją grupową tworzymy im nowe przydziały do projektu, automatycznie zamykając wszystkie stare.

Okresy pracy - operacja grupowego zakańczania

Operacja grupowa, związana z wyłącznie zakańczaniem okresów pracy. W odróżnieniu do operacji grupowego dodawania okresów, ta działa już typowo, wyłącznie na wybranych do operacji grupowej okresach. Wszystkie one mają ustawiony koniec ważności na wskazaną datę. Przydaje się to w przypadku, gdy na projekcie pracuje wiele osób, a ich okresy pracy nie mają podanej daty końca. Gdy następuje zakończenie projektu, wszystkie przydziały powinny być zamknięte, a pracownicy rozdysponowani na kolejne projekty.

Grupowe pobieranie dokumentów pracowniczych

Wraz z funkcją pobierania grupowego dokumentów wprowadzone zostały podobne operacje, w których kontekstem jest lista pracowników lub okresów pracy (ponieważ ta lista posiada filtr projektu). Grupowe pobieranie dokumentów pracownika sprowadza się do wybrania do operacji pracowników (wprost, lub ich okresów pracy) i określenia jakie typy dokumentów mają zostać zrzucone do archiwum.

W przypadku pracowników, operacja posiada dodatkową, względem eksportu dokumentów, funkcjonalność dołączania zdjęć pracowników. Jest to częsta potrzeba np. podczas kompletowania dokumentów jakie należy wysłać wraz z pracownikiem podczas jego oddelegowywania.

W rezultacie operacji, otrzymamy plik archiwum ZIP z plikami zbudowanymi tak, jak opisano wcześniej przy okazji operacji grupowego pobierania dokumentów.

Składniki wynagrodzenia

Przykładowe składniki wynagrodzenia na potrzeby np. rozliczenia pracowników w oparciu o karty pracy RCP

Rozliczenie pracy

1. Instrukcja rozliczenia

1. Dla każdego okresu (miesiąca) i każdej firmy (sprzedawcy) zakładamy nowe rozliczenie
2. W rozliczeniu uwzględniane są umowy z pracownikami z tego okresu, o ile pracownicy w tym okresie mają przydziały do projektów. Aby w pełni rozliczyć pracownika z tytułu umowy potrzebne są więc:
   • obowiązująca w tym czasie umowa (z niej brane są stawki), jeśli w okresie rozliczenia obowiązują różne umowy, należy zadbać o odpowiednie aneksowanie lub okresy obowiązywania umów. Umowy brane są tylko te, które mają statusy oznaczone jako "uwzględniane w rozliczeniu" - czyli np zależnie od konfiguracji obiegu umowy szkice mogą być pomijane.
   • przydział do projektu - na tej podstawie ustalana jest faktyczna ilość dni pracy w rozliczanym okresie
   • oddelegowanie - z tego dokumentu naliczane są połówki dni za wczesny powrót czy późny przyjazd jak i koszty podróży
3. W zakładce "błędy" w rozliczeniu (ukryta, gdy brak błędów) widoczne są błędy typu brak umowy czy brak oddelegowania dla pracownika, brak okresu pracy jest tożsamy z pustym wierszem rozliczenia (brak pracy w analizowanym miesiącu mimo aktywnej umowy).
4. Aby naliczyć dodatkowe potrącenia czy naliczenia pracownikom można:
   • stworzyć zadaniową kartę pracy za rozliczany okres i w niej naliczać np zarobki z tytułu marketingu (za polecenia) - tu zapisujemy rzeczy zawsze na plus (do wypłacenia pracownikowi) - ważne, by dzień zapisania naliczenia zawierał się w okresie pokrytym umowami
   • stworzyć ręcznie rozrachunek z pracownikiem - w ten sposób można zapisać dowolne inne zdarzenie mające skutek finansowy (z dowolnym znakiem)
   • aby naliczyć z automatu rozrachunki wynikające z pola "miesięczne rozliczenie" na umowie, wystarczy wybrać w rozliczeniu opcję "Nalicz rozrachunki wg umów"
   • w.w. opcja naliczy także rozrachunki za koszty transportu wynikające z oddelegowań pracowników
   • wszystkie rozrachunki należy zaksięgować (np operacją zbiorczą w rejestrze HR/rozrachunki)
   • rozrachunkom są przypisywane schematy księgowe wg. konfiguracji flag - można wskazać osobne schematy dla rozrachunków przychodowych i kosztowych by były księgowane na różne konta
   • aby naliczać premie świąteczne w ustawieniach należy zdefiniować dni świąteczne, a system sam naliczy premie zgodnie z umowami
5. System wyliczy wartości wynikające z umów - wartości netto związane z podstawą i czasem pracy zostaną zakwalifikowane do wypłaty poprzez wynagrodzenia, wartości netto związane z dodatkowymi operacjami jak potrącenia/naliczenia za transport itp zostaną zakwalifikowane do wypłaty poprzez rozrachunki. Wartości brutto wyliczane są w celach informacyjnych (nie są przetwarzane przez system poza wyrzuceniem ich do pliku eksportu do biura rachunkowego)
6. Aby wygenerować wynagrodzenia, podobnie jak w przypadku rozrachunków, wybieramy z menu w rozliczeniu opcję generowania wynagrodzeń.
7. Eksport wszystkich wyliczeń do excela następuje z ikony eksportu, i zawiera dane potrzebne do przekazania księgowości
8. Dane otrzymane od księgowości (wyliczenia netto) należy zaimportować do systemu ikoną importu, wcześniej należy przygotować na bazie pliku eksportu pliki importu - po jednym dla każdej z walut (PLN i EUR). Importujemy wyliczenia netto do wypłacenia jako wypłaty w danej walucie.
   • jeśli rozrachunki z pracownikiem są prowadzone w kwotach brutto, to w imporcie należy w 3-ciej kolumnie wskazać różnicę między kwotą netto (kolumna 2) a kwotą brutto, z której ta wynika. Wartości te zostaną doksięgowane na końcu rozliczenia
9. Na podstawie wartości netto z importów i/lub wartości salda na koncie pracowniczym generowane są wypłaty, z których można wygenerować paczki przelewów do banku
10. Analogicznie rozliczani są klienci, w oparciu i umowy i okresy pracy, a faktury wystawia się pojedynczo z zakładki "projekty" lub zbiorczo z kontekstowego menu na górze rozliczenia. Faktury dotyczą rozliczanego miesiąca (a nie np kolejnego - fakturowanie z góry) - aby więc fakturować przyszły miesiąc należy założyć rozliczenie przyszłego miesiąca i z niego wystawiać faktury. Faktury wystawiane są z planu (plan projektu) czy z planowanego obłożenia a nie rzeczywistego.

2. Checklista kontrolna rozliczenia

Rozliczenie posiada wbudowany mechanizm samokontroli wykonania poszczególnych etapów koniecznych do właściwego rozliczenia. Jest to 9 punktów widocznych na karcie "przegląd" rozliczenia.

1. Umowy z pracownikami
   Etap jest wykonany, gdy w zakładce "błędy" nie ma żadnych błędów związanych z umowami. Pamiętaj, że uwzględniane są te umowy, które mają status obiegu dokumentu oznaczony jako "uwzględniany w rozliczeniach" więc umowy w fazie szkicu mogą być całkowicie pomijane, a osoby które mają tylko takie umowy nie są widoczne w rozliczeniu (gdy ktoś ma starą umowę zatwierdzoną i nową w fazie szkicu może być
2. Karty pracy
   Etap jest wykonany, gdy zostały zarejestrowane jakiekolwiek zapisane karty pracy za ten miesiąc, aczkolwiek w niektórych firmach krok ten może być pomijany (wyłącznie obsługa umów, bez analizy kart czasu pracy)
3. Wynagrodzenia
   Etap jest wykonany, gdy istnieją zaksięgowane listy wynagrodzeń za rozliczany miesiąc. Wynagrodzenia generujemy z kart pracy (poza rozliczeniem) albo z umów poprzez pozycję w menu rozliczenia "nalicz wynagrodzenia wg umów"
4. Rozrachunki z pracownikami
   Etap jest wykonany, gdy istnieją zaksięgowane rozrachunki z pracownikami. Rozrachunki wpływają na saldo końcowe, ale także pojawiają się w postaci sumy w eksporcie do XLSX z rozliczenia (jeśli jest potrzeba by użyć ich w biurze rachunkowym)
5. Wypłaty
   Po zarejestrowaniu wszystkich danych i wyeksportowaniu rozliczenia dla biura rachunkowego czas na zaimportowanie danych do wypłacenia (czyli wartości netto). Należy pamiętać, by w pliku importu w 3-ciej kolumnie obok wartości netto znalazła się różnica brutto - netto, jeśli chcemy pilnować rentowności projektów i salda pracowników w kwotach brutto (konieczny jest właściwy dekret księgujący rozliczenie). Po imporcie należy wygenerować wypłaty i je zaksięgować. Wygenerują się w walutach takich, jakie zaimportowano, a w przypadku walut obcych, gdy pracownik nie posiada konta w stosownej walucie, nastąpi przewalutowanie na PLN.
6. Dopłaty
   Mechanizm identyczny do wypłat, ale pozwala podzielić wypłaty na dwie części - podstawowe i dodatkowe - wtedy można je realizować osobnymi paczkami przelewów, na inne konta, gotówką czy w innym terminie (gdy jest taka potrzeba)
7. Paczki przelewów
   Do wygenerowanych wypłat należy utworzyć transze i wygenerować paczki przelewowe za zaimportowania w banku
8. Faktury
   Etap jest wykonany, gdy wystawione zostaną faktury dla wszystkich klientów. Faktury można wystawiać ręcznie i przy tej okazji je lekko modyfikować, lub zafakturować wszystkich klientów hurtem (wraz z księgowaniem wystawionych faktur)
9. Rozliczenie kosztów wynagrodzeń
   Ten krok sprowadza się do zaksięgowania rozliczenia w oparciu o przygotowany zgodnie z potrzebami dekret księgujący. W szczególności taki dekret doksięguje na kontach pracowników wartości ubruttawiajace kwoty netto z wypłat czy zapisze na kontach projektów koszty związane z wypłatami.

3. Zasada naliczania dni połówkowych

Ogólnie, jeśli pracownik ma na dany dzień przydział, to za dany dzień dostaje wynagrodzenie. Połówki i całe dni są odejmowane gdy, wg. oddelegowania ma miejsce któraś z sytuacji:

• przyjazd na miejsce pracy po 14-tej - minus 0.5 dnia
• przyjazd na miejsce pracy po 22-giej - minus 1 dzień
• wyjazd powrotny przed 7 rano - minus 1 dzień
• wyjazd powrotny przed 14-tą - minus 0.5 dnia

4. Zasady naliczania wynagrodzeń/wypłat

• jeśli okres rozliczeniowy w umowie jest równy 1 (comiesięczna wypłata) to zawsze ustawiana jest wypłata (obowiązkowa), w przeciwnym wypadku zakładamy na początek wypłatę zaliczki
• jeśli jest informacja o ręcznej zmianie - używamy jej, ręczna zmiana możliwa jest tylko wtedy, gdy wypłata nie jest obowiązkowa
• jeśli dłuższy okres rozliczeniowy niż 1 mc, to wypłata zastąpi zaliczkę gdy:
  • była ostatnio zaliczka, a w tym miesiącu brak pracy - przypadek szczególny gdy coś zostało skorygowane np skróceniem okresu do końca poprzedniego miesiąca
  • pracownik skończył w danym okresie pracę (przydział) i nie podjął kolejnej, która rozciąga się na kolejny miesiąc
  • minęło settlement_period miesięcy od ostatniej wypłaty - takiej wypłaty nie można zmienić na zaliczkę
• wypłata nie podlega przeliczania - w pełni trafia do wyliczeń w pliku excela
• zaliczka podlega konfigurowalnym zasadom ograniczania/zaokrąglania
  • zaokrąglanie w dół do pełnych wartości (np do 5)
  • podział na część wypłacaną i odkładaną na później (do wypłaty) - np 90% wypłacane, 10% odkładane
  • minimalna ilosć dni pracy przy których cokolwiek jest wypłacane, np 2.5 dni - jeśli pracy było mniej, całość jest odkładana jak wspomniane wyżej 10% do najbliższej wypłaty
  • zaliczka wypłacana na miesiąc przed spodziewaną wypłatą może mieć inną nazwę (konfigurowaną) niż pozostałe zaliczki (np zaliczka kosztowa/zaliczka wynagrodzeniowa)

5. Zasada naliczania wynagrodzenia klientowi

• klienci są fakturowani za plan, a nie za jego wykonanie
• jeśli chcemy by klient zapłacił za dwa dni, wystarczy że taki będzie plan
• jeśli chcemy, by klient zapłacił za jeden dzień, mimo że będzie u niego dwóch pracowników, plan powinien wskazywać na pojedyncze obłożenie
• aby doliczyć klientowi premie lub potrącić karę nalezy zarejestrować rozrachunek z klientem (menu finanse) - określamy kto ile ma zapłacić (wartość na plus to wartość do zapłacenia przez klienta), definiując premię uzywamy wartości ujemnych (kwota zostanie potrącona z faktury)
• w przypadku fakturowania jedną pozycją, wszystkie składniki które wpłynęły na wyliczoną wartość są dostępne w szablonach wysyłki maili - czyli FV nie zawiera wyliczenia, ale można je klientowi pokazać w mailu z FV.

6. Zasada naliczania prowizji dla agencji pośredniczących

• o wyborze agencji decyduje wybór na umowie z klientem, jest więc teoretycznie możliwe choć niepraktykowane, by klient miał 1-szą umowę z Agencją X, a po zmianie drugą z Agencją Y (albo bez pośrednika)
• jeśli prowizja jest procentowa, to każde naliczenie za wynagrodzenie czy premia swiąteczna dla klienta które jest fakturowane jest przeliczane przez dany procent. Koszty transportu czy inne rozrachunki z klientem nie są uwzględniane (np bonusy/reklamacje itp nie wpływają na prowizję agencji)
• jeśli prowizja jest kwotowa, np. 300 EUR za miesiąc, i u klienta pracownik był 15 z 30 dni, to prowizja wynosi proporcjonalne 150 EUR.
• jeśli podano w umowie obydwa sposoby naliczania prowizji - naliczą się dwie prowizje (10% z należności klienta i prowizja kwotowa)

7. Rozliczanie w oparciu o RCP (np. pracowników biurowych)

1. Zdefiniować (jednorazowo, przy 1-szym użyciu) składniki wynagrodzenia (w menu ustawienia)
2. Utworzyć projekt Biuro
3. Założyć pracownika biurowego, ważna jest rola "pracownik biurowy" - dzięki niej ograniczyć można dostęp pracowników (nie administratorów) do umów innych pracowników
4. Pracownikowi utworzyć umowę -> liczy się tylko okres od/do i data - stawki z umowy nie będą używane, rozliczenie zrobione będzie w oparciu o rzeczywisty czas pracy w biurze (wybrać stosowny algorytm)
5. HR -> Stawki - zdefiniować stawkę godzinową dla tego pracownika:
   
6. Zrobić pracownikowi przydział do projektu
   

   

7. Założyć kartę pracy RCP za wybrany miesiąc dla projektu Biuro
8. Założyć arkusz godzinowy i zadaniowy w których zarejestrowane zostaną przepracowane godziny oraz naliczone premie wg stawek
9. Zatwierdzić kartę pracy
10. Utworzyć wynagrodzenie za dany miesiąc wskazując jako podstawę utworzoną kartę pracy
11. Zapisać wynagrodzenie
12. W rozliczeniu tego miesiąca pracownik biurowy będzie miał już odpowiednie naliczenia

    

13. Dalsze postępowanie jest analogiczne jak dla pracowników rozliczanych wg. umów
14. W kolejnych miesiącach do powtórzenia są tylko kroki 7-13

8. Wysyłka rozliczeń projektów

• operacja wysyłki rozliczeń projektów jest dostępna w widoku rozliczenia pracownika w menu pod przyciskiem w nagłówku jako opcja "wyślij rozliczenia projektów"
• wysyłka rozliczeń projektów wysyła wiadomość email na podstawie wybranego szablonu na adres mailowy klienta widniejącego w rozliczeniu projektu
• do wiadomości można dołączyć załączniki z fakturami oraz kartami pracy

Cenniki do umów z klientami

1. Definiowanie cenników

Cenniki to dodatkowe dokumenty, które mogą być wiązane z umowami, np. z klientami. Ideą cennika jest uproszczone wskazywanie w umowach większej liczby opłat, które dotyczą klienta. Cenników może być wiele, niektóre umowy mogą korzystać z jednej wersji, inne z drugiej. Cennik składa się z pozycji, a te pozycje poza nazwą, walutą i ceną są definiowane poprzez wskazanie momentu naliczenia - na początku lub końcu okresu. Tym okresem dla umów z klientami jest okres trwania oddelegowania pracownika do klienta. O tym w kolejnych punktach.

2. Wykorzystanie cenników w umowach z klientami

Jeśli zostaną zdefiniowane cenniki powiązane z umowami z klientami, to w formularzu edycji/tworzenia takiej umowy, na dole, pojawi się sekcja "Cennik" z polem wyboru jednego ze zdefiniowanych cenników. W momencie wskazania cennika z listy, poniżej pola wyboru zaczytane zostaną pola z kwotami pozycji tego cennika. Kwoty te można dla danej umowy nadpisać, po prostu je edytując. Jeśli więc w cenniku pozycja "transport dodatkowy" ma koszt 50 PLN, to możemy w umowie zmienić go na dowolny inny koszt (np 60 PLN czy nawet 0 PLN). Po zapisaniu umowy ceny zostają zapamiętane wraz z nią, i nie zmieniają się już ze zmianą cen w tym cenniku. Jeśli chcemy zaktualizować ceny na umowie, należy ponownie wskazać cennik, wtedy ceny zostaną zaczytane z jego aktualnej wersji. 

3. Rozliczenie oddelegowaniami pozycji cennikowych

Umowa określała koszty dla klienta, a dokumentem który określa ile razy daną pozycję klientowi naliczyć jest oddelegowanie. Jeśli z klientem jest powiązana umowa z cennikiem, to w edycji oddelegowania pokaże się sekcja "Naliczenia dla pozycji cennikowych z umów" - z taką listą pól, jaką miał cennik powiązany z umową. W te pola wpisujemy ilość naliczeń każdej z pozycji. Należy pamiętać, że każda pozycja cennika miała określony moment naliczenia - początek lub koniec okresu oddelegowania. Jeśli więc oddelegowanie obejmuje okres kilku miesięcy pewne pozycje zostaną klientowi zafakturowane w rozliczeniu obejmującym początek oddelegowania, inne w rozliczeniu obejmującym jego koniec. Jeśli wpiszemy w pole "Transport dodatkowy" wartość "5" to w stosownym rozliczeniu pokaże się naliczenie rozrachunku dla klienta na 5x koszt zdefiniowany w umowie dla tejże pozycji cennika.

Raport urodzin

Raport urodzin pomaga odnaleźć w bazie kontakty na podstawie ich dat urodzenia. Można wyszukać kontakty które mają urodziny w dowolnym wskazanym okresie (dokładny dzień lub wybrany miesiąc). Wśród filtrów dostępne są ograniczenia na typ kontaktu (pracownik, osoba), role kontaktu (dostawca, współpracownik, itp) czy na tagi (np kontakty otagowane VIP)

Oprócz raportu dostępny jest widget na pulpit, który pokazuje na 14 dni do przodu urodziny wszystkich kontaktów w bazie.

Raport KRAZ-IDZ dla agencji zatrudnienia

Raport KRAZ-IDS służy obliczeniu wartości pomocnych przy wypełniania druku o tej samej nazwie czyli Informacji o działalności agencji zatrudnienia w zakresie świadczenia na terytorium RP usług pracy tymczasowej. Zawężony jest do punktów 5.1, 5.2 i 5.3 deklaracji.

Poszczególne wartości wyliczane są wg. następujących zasad

1. Analizowana są tylko umowy z pracownikami które mają wypełnione pole “praca dla” oraz które miały choć jeden dzień obowiązywania w analizowanym okresie.
   1. W szczególnym przypadku, jeśli umowa była aneksowana, lub z jednym pracownikiem istniało więcej umów to ilość umów (5.3) nie jest równa ilości pracowników (5.1)
2. Kraje związane z klientami są brane z adresu typu “siedziba główna” - jako zagranicznych klientów traktowani są ci, którzy mają ustawiony w tym adresie kraj inny niż Polska
3. Jako cudzoziemców rozumiemy pracowników, których obywatelstwo jest inne niż polskie (dopasowanie po nazwie, np polskie, polska itp)
4. Pracownicy wysłani za granicę to ci, którzy mają umowę z klientem, który posiada zagraniczny adres “siedziby głównej”
5. Czas pracy pracowników jest liczony z okresów pracy typu praca, związanych z analizowaną firmą
   1. Zliczane są dni pracy z okresów pracy, które obowiązują w okresie trwania umowy. Czyli aby dzień został zaliczony na dany dzień pracownik musi posiadać umowę (ważną w okresie raportu) oraz okres pracy.
   2. Umowy, jak wskazano w zasadzie nr 1, są ograniczone czasowo do okresu analizowanego przez raport. Jeśli raport dotyczy roku 2021 a umowa zaczęła się w 2020 roku, to taka umowa się wlicza do raportu.
   3. Jeśli we wspomnianym wyżej przypadku umowa obowiązywała już od 2020 roku, to cały czas pracy w jej okresie obowiązywania jest liczony. Inaczej nie miałaby sensu, w rocznym sprawozdaniu, kolumna na ilość pracowników pracujących powyżej 12 miesięcy.
   4. Czyli ilość dni pracy pracownika zależy do okresów umów i pokrycia ich okresami pracy.
   5. Jako pracujących do 3 miesięcy system zlicza pracowników z ilością dni pracy <= 92
   6. Jako pracujących od 3 do 12 miesięcy system zlicza pracowników z ilością dni pracy > 92 i <= 365
   7. Jako pracujących powyżej 12 miesięcy system zlicza pracowników z ilością dni pracy >= 365